Beaucoup de fondateurs pensent qu’il faut un numéro de sécurité sociale avant de pouvoir obtenir un EIN — et cette idée reçue les arrête avant même qu’ils aient commencé. Ce n’est pas vrai. Chaque année, des milliers de fondateurs non-résidents obtiennent un EIN américain valide sans SSN ni ITIN. Voici comment cela fonctionne réellement.
Qu’est-ce qu’un EIN (et pourquoi vous en avez besoin)
Un EIN (Employer Identification Number) est le numéro d’identification fiscale que l’IRS attribue à votre entreprise — l’équivalent, au niveau de la société, d’un numéro de sécurité sociale. Vous en aurez besoin pour :
- Déposer toute déclaration fiscale fédérale pour votre entreprise, y compris le formulaire 5472 et le 1120 pro forma.
- Ouvrir un compte bancaire professionnel américain (Mercury, Wise et la plupart des autres banques l’exigent).
- Vous inscrire auprès de processeurs de paiement comme Stripe ou PayPal.
- Signer des contrats et des accords fournisseurs en tant qu’entité juridique américaine.
Sans EIN, votre LLC ou C-Corp nouvellement créée ne peut pas encore faire grand-chose — c’est la clé qui débloque tout le reste.
Le formulaire : SS-4
Chaque demande d’EIN passe par le formulaire SS-4. Le formulaire demande l’identité d’une « responsible party » (la partie responsable) — généralement vous, le fondateur — et une ligne demande le SSN ou l’ITIN de cette personne.
Si vous n’avez pas de SSN ni d’ITIN, il vous suffit d’écrire « Foreign » dans ce champ. L’IRS a mis en place une procédure dédiée exactement pour cette situation — c’est une démarche courante, pas une exception.
Pourquoi la demande en ligne ne fonctionne pas pour vous
L’outil de demande d’EIN en ligne de l’IRS est pratique, mais il ne fonctionne que pour les demandeurs qui ont déjà un SSN ou un ITIN. En tant que fondateur non-résident sans l’un ni l’autre, vous devrez utiliser l’un des autres canaux approuvés par l’IRS :
- Par fax — l’unité internationale de l’IRS traite les demandes SS-4 envoyées par fax et répond généralement en environ 4 jours ouvrés.
- Par courrier — plus lent (souvent plusieurs semaines), mais fonctionne si le fax n’est pas une option.
- Par téléphone — l’IRS gère une ligne internationale dédiée exactement à cet effet. Cette voie exige généralement un tiers désigné autorisé sur le SS-4 pour s’entretenir avec l’IRS en votre nom, car la ligne a des horaires limités et les appelants hors des États-Unis ont souvent du mal à la joindre eux-mêmes.
Ce que vous devez préparer
- Vos statuts de constitution ou d’incorporation approuvés (Articles of Organization/Incorporation) — la preuve que votre entité est bien formée auprès de l’État.
- Le nom légal complet et le pays de citoyenneté de la partie responsable.
- Une adresse commerciale — l’adresse de votre agent enregistré convient parfaitement.
- Le motif de la demande (presque toujours « a démarré une nouvelle entreprise » pour une première demande d’EIN).
- Une courte description de l’activité de l’entreprise.
Comment nous nous en occupons pour vous
C’est l’une des étapes qui inquiètent le plus les fondateurs avant de travailler avec nous — et l’une des plus simples une fois enclenchée. Voici ce que nous faisons :
- Nous préparons votre formulaire SS-4 avec les informations exactes de votre entité dès que votre constitution est approuvée par l’État.
- Nous agissons comme votre tiers désigné autorisé, afin que notre équipe puisse assurer le suivi directement auprès de l’IRS, sans que vous ayez à gérer un appel international.
- Nous suivons la demande et la faxons directement à l’IRS, en relançant si quelque chose manque.
- Une fois délivré, nous vous remettons votre lettre de confirmation d’EIN (CP 575) au format numérique, afin que vous l’ayez sous la main immédiatement pour vos démarches bancaires et de paiement.
En pratique, la délivrance de l’EIN arrive généralement 2 à 4 semaines après l’approbation de votre constitution par l’État, dans le cadre du délai total d’environ 4 semaines entre le lancement du dossier et une entreprise pleinement opérationnelle.
Une liste de contrôle rapide pour les fondateurs
- Créez d’abord votre LLC ou C-Corp auprès de l’État — il vous faut une entité approuvée avant de demander un EIN.
- Décidez qui sera la « partie responsable » (généralement le propriétaire majoritaire ou le fondateur).
- Rassemblez vos documents de constitution et votre adresse commerciale.
- Choisissez le fax, le courrier ou le téléphone (avec un tiers désigné) — évitez l’outil en ligne, il n’accepte pas les demandes étrangères.
- Conservez votre lettre de confirmation d’EIN en lieu sûr — les banques et les processeurs de paiement vous la demanderont.
Rien de tout cela ne nécessite un SSN, un ITIN ou un déplacement aux États-Unis. C’est un chemin bien balisé, intégré à chacun de nos forfaits de Création d’entreprise — nous demandons votre EIN dans le cadre standard du lancement de votre entreprise, pas comme une étape supplémentaire que vous devriez gérer vous-même.
