Pek çok girişimci, EIN alabilmek için önce bir Social Security Number’a (SSN) ihtiyaç duyduğunu varsayar ve bu varsayım daha başlamadan onları durdurur. Bu doğru değil. Her yıl binlerce yurt dışında yaşayan girişimci, ne SSN’si ne de ITIN’i olmadan geçerli bir ABD EIN’i alıyor. Süreç gerçekte şöyle işliyor.
EIN nedir ve neden gerekir?
EIN (Employer Identification Number), IRS’in işletmenize verdiği vergi kimlik numarasıdır; yani Social Security Number’ın şirket düzeyindeki karşılığıdır. Şunlar için gerekir:
- Şirketiniz için her türlü federal vergi beyannamesini vermek; buna Form 5472 ve pro-forma 1120 de dahildir.
- ABD’de işletme banka hesabı açmak (Mercury, Wise ve çoğu banka bunu ister).
- Stripe veya PayPal gibi ödeme sağlayıcılarına kaydolmak.
- ABD’deki bir tüzel kişi olarak sözleşme ve tedarikçi anlaşmaları imzalamak.
EIN olmadan, yeni kurulan LLC’niz veya C-Corp’unuz henüz pek bir şey yapamaz; gerisinin kilidini açan anahtar odur.
Form SS-4
Her EIN başvurusu Form SS-4, Application for Employer Identification Number üzerinden yapılır. Form bir “sorumlu taraf” (responsible party) ister; bu genellikle sizsiniz, yani kurucu. Formdaki bir satır da bu kişinin SSN’sini veya ITIN’ini sorar.
SSN veya ITIN’iniz yoksa o alana basitçe “Foreign” yazarsınız. IRS’in tam olarak bu durum için ayrılmış bir süreci vardır; bu bir istisna değil, olağan bir yoldur.
Çevrimiçi başvuru neden sizin için işe yaramaz?
IRS’in anında sonuç veren çevrimiçi EIN aracı kullanışlıdır, ancak yalnızca zaten SSN’si veya ITIN’i olan başvuru sahipleri için çalışır. İkisine de sahip olmayan, yurt dışında yaşayan bir girişimci olarak IRS’in onayladığı diğer kanallardan birini kullanmanız gerekir:
- Faksla: IRS’in uluslararası birimi faksla gelen SS-4 başvurularını işler ve genellikle yaklaşık 4 iş günü içinde yanıt verir.
- Posta yoluyla: Daha yavaştır (çoğu zaman birkaç hafta), ancak faks mümkün değilse işe yarar.
- Telefonla: IRS tam olarak bunun için ayrılmış bir uluslararası hat işletir. Hattı kendiniz arayabilir ya da uluslararası bir hatla uğraşmak istemiyorsanız SS-4 üzerinde bir üçüncü taraf temsilcisi (third-party designee) görevlendirerek aramayı sizin adınıza yaptırabilirsiniz. Her iki durumda da EIN arama sırasında verilebilir, ancak bu hatta ulaşabilmenize bağlıdır ve garanti değildir. Aramanın satır satır anlatımı için EIN rehberimizin tamamına bakın.
Hazır bulundurmanız gerekenler
- Onaylanmış Articles of Organization/Incorporation belgeniz (tüzel kişiliğinizin eyalette kurulduğunun kanıtı).
- Sorumlu tarafın tam yasal adı ve uyrukluğu.
- Bir işletme adresi; bunun için registered agent (kayıtlı temsilci) adresiniz sorunsuz kullanılabilir.
- Başvuru nedeni (ilk kez EIN alan biri için neredeyse her zaman “yeni bir işletme başlattım”).
- İşletmenin ne iş yaptığına dair kısa bir açıklama.
Bunu sizin yerinize nasıl yürütüyoruz?
Girişimcilerin bizimle çalışmadan önce en çok endişelendiği adımlardan biri budur; süreç başladığında ise en basit adımlardan biridir. Biz şunları yapıyoruz:
- Eyalet nezdindeki kuruluşunuz onaylanır onaylanmaz, doğru şirket bilgileriyle Form SS-4’ünüzü hazırlıyoruz.
- Yetkili üçüncü taraf temsilciniz (third-party designee) olarak hareket ediyoruz; böylece uluslararası bir aramayla uğraşmanıza gerek kalmadan ekibimiz IRS ile doğrudan iletişim kurabiliyor.
- Başvuruyu takip ediyor ve doğrudan IRS’e faksla gönderiyoruz; eksik bir şey olursa peşine düşüyoruz.
- EIN düzenlendiğinde EIN onay mektubunuzu (CP 575) dijital olarak teslim ediyoruz; böylece bankacılık ve ödemeler için hemen elinizde oluyor.
Uygulamada, eyalet nezdindeki kuruluşunuz onaylandıktan sonra müşterilerimiz için faksla EIN düzenlenmesi genellikle 2-4 hafta içinde tamamlanıyor; IRS hattına ulaşıp koşulları sağlarsanız telefonla düzenleme daha hızlı olabilir, ancak bu süre garanti değildir. Tam faal bir şirkete kadar geçen toplam süre ağırlıklı olarak EIN’e bağlıdır; bu yüzden herhangi bir toplam süreyi kesin bir tarih değil, bir tahmin olarak değerlendirin.
Girişimciler için kısa bir kontrol listesi
- Önce LLC’nizi veya C-Corp’unuzu eyalette kurun; EIN için başvurmadan önce onaylanmış bir tüzel kişiliğe ihtiyacınız var.
- “Sorumlu taraf”ın kim olacağına karar verin (genellikle çoğunluk hissesine sahip ortak veya kurucu).
- Kuruluş belgelerinizi ve işletme adresinizi toplayın.
- Faks, posta veya telefon (üçüncü taraf temsilcisiyle) arasından seçim yapın; çevrimiçi aracı atlayın, yabancı bir başvuruyu kabul etmez.
- EIN onay mektubunuzu güvenli bir yerde saklayın; bankalar ve ödeme sağlayıcıları bunu isteyecektir.
Bunların hiçbiri SSN, ITIN veya ABD’ye gitmenizi gerektirmez. Bu, çok yürünmüş bir yoldur ve her bir Şirket Kurma planımızın içinde yer alır; EIN başvurunuzu, peşinden sizin koşturmanız gereken ek bir adım olarak değil, şirketinizi ayağa kaldırmanın standart bir parçası olarak biz yapıyoruz.
