Viele Gründer gehen davon aus, dass sie eine Social Security Number (SSN) brauchen, bevor sie eine EIN bekommen können — und diese Annahme hält sie ab, bevor sie überhaupt anfangen. Sie stimmt nicht. Jedes Jahr erhalten Tausende Gründer ohne US-Wohnsitz eine gültige US-EIN, ganz ohne SSN und ohne ITIN. So funktioniert es tatsächlich.
Was eine EIN ist (und warum Sie eine brauchen)
Eine EIN (Employer Identification Number) ist die Steuernummer, die der IRS Ihrem Unternehmen zuweist — das Gegenstück zur Social Security Number auf Unternehmensebene. Sie brauchen sie, um:
- jede Bundessteuererklärung für Ihr Unternehmen einzureichen, einschließlich Formular 5472 und des Pro-forma-Formulars 1120.
- ein US-Geschäftskonto zu eröffnen (Mercury, Wise und die meisten anderen verlangen sie).
- Zahlungsdienstleister wie Stripe oder PayPal einzurichten.
- als US-Rechtsträger Verträge und Lieferantenvereinbarungen zu unterzeichnen.
Ohne EIN kann Ihre frisch gegründete LLC oder C-Corp noch nicht viel tun — sie ist der Schlüssel, der alles Weitere freischaltet.
Das Formular: SS-4
Jeder EIN-Antrag läuft über das Formular SS-4, Application for Employer Identification Number. Das Formular verlangt eine „Responsible Party“ (verantwortliche Person) — in der Regel Sie als Gründer — und eine Zeile fragt nach der SSN oder ITIN dieser Person.
Wenn Sie keine SSN oder ITIN haben, tragen Sie in dieses Feld einfach „Foreign“ ein. Der IRS hat für genau diese Situation ein eigenes Verfahren — es ist Routine, keine Ausnahme.
Warum der Online-Antrag für Sie nicht funktioniert
Das sofortige Online-EIN-Tool des IRS ist bequem, funktioniert aber nur für Antragsteller, die bereits eine SSN oder ITIN haben. Als Gründer ohne US-Wohnsitz und ohne beides müssen Sie stattdessen einen der anderen vom IRS zugelassenen Wege nutzen:
- Per Fax — die internationale Abteilung des IRS bearbeitet per Fax eingereichte SS-4-Anträge und antwortet in der Regel innerhalb von etwa 4 Werktagen.
- Per Post — langsamer (oft mehrere Wochen), funktioniert aber, wenn Fax keine Option ist.
- Per Telefon — der IRS betreibt dafür eine eigene internationale Hotline. Sie können selbst anrufen oder auf dem SS-4 einen Third-Party Designee (bevollmächtigten Dritten) benennen, der den Anruf in Ihrem Namen erledigt, wenn Sie sich nicht durch eine internationale Hotline kämpfen möchten. In beiden Fällen kann die EIN noch während des Anrufs vergeben werden, doch das hängt davon ab, ob Sie die Leitung erreichen, und ist nicht garantiert. In unserem vollständigen EIN-Leitfaden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Anruf.
Was Sie bereithalten sollten
- Ihre genehmigten Articles of Organization/Incorporation (Nachweis, dass Ihr Unternehmen beim Bundesstaat gegründet ist).
- Den vollständigen rechtlichen Namen und die Staatsangehörigkeit der Responsible Party.
- Eine Geschäftsadresse — die Adresse Ihres Registered Agent (zustellungsbevollmächtigter Vertreter) genügt dafür.
- Den Antragsgrund (bei der ersten EIN fast immer „started a new business“).
- Eine kurze Beschreibung der Geschäftstätigkeit.
So übernehmen wir das für Sie
Dies ist einer der Schritte, die Gründern vor der Zusammenarbeit mit uns die meisten Sorgen bereiten — und einer der einfachsten, sobald er tatsächlich läuft. Das tun wir:
- Wir bereiten Ihr Formular SS-4 mit den richtigen Angaben zum Unternehmen vor, sobald Ihre Gründung beim Bundesstaat genehmigt ist.
- Wir handeln als Ihr bevollmächtigter Third-Party Designee, sodass unser Team direkt mit dem IRS nachfassen kann und Sie keinen internationalen Anruf führen müssen.
- Wir verfolgen den Antrag und faxen ihn direkt an den IRS; fehlt etwas, haken wir nach.
- Sobald die EIN vergeben ist, stellen wir Ihnen Ihr EIN-Bestätigungsschreiben (CP 575) digital zur Verfügung, damit Sie es sofort für Bank und Zahlungsabwicklung zur Hand haben.
In der Praxis liegt die EIN-Vergabe per Fax für unsere Kunden nach der Genehmigung der Gründung beim Bundesstaat meist bei 2–4 Wochen; per Telefon kann es schneller gehen, wenn Sie die IRS-Leitung erreichen und die Voraussetzungen erfüllen, doch dieser Zeitpunkt ist nicht garantiert. Die Gesamtdauer bis zu einem voll arbeitsfähigen Unternehmen hängt hauptsächlich von der EIN ab; betrachten Sie jede Gesamtangabe daher als Schätzung und nicht als festen Termin.
Eine kurze Checkliste für Gründer
- Gründen Sie Ihre LLC oder C-Corp zuerst beim Bundesstaat — für den EIN-Antrag brauchen Sie ein genehmigtes Unternehmen.
- Legen Sie fest, wer die „Responsible Party“ sein soll (in der Regel der Mehrheitsgesellschafter oder Gründer).
- Stellen Sie Ihre Gründungsunterlagen und die Geschäftsadresse zusammen.
- Wählen Sie Fax, Post oder Telefon (mit einem Third-Party Designee) — lassen Sie das Online-Tool aus, es nimmt keinen ausländischen Antrag an.
- Bewahren Sie Ihr EIN-Bestätigungsschreiben sicher auf — Banken und Zahlungsdienstleister werden danach fragen.
Nichts davon erfordert eine SSN, eine ITIN oder eine Reise in die USA. Es ist ein bewährter Weg, und er ist in jeden unserer Company Formation-Tarife integriert — wir beantragen Ihre EIN als festen Bestandteil des Starts Ihres Unternehmens, nicht als zusätzlichen Schritt, um den Sie sich selbst kümmern müssen.
