Mulți fondatori presupun că au nevoie de un Social Security Number înainte de a putea obține un EIN, iar această presupunere îi oprește chiar înainte să înceapă. Nu este adevărat. În fiecare an, mii de fondatori nerezidenți obțin un EIN american valid, fără SSN și fără ITIN. Iată cum funcționează de fapt.
Ce este un EIN (și de ce aveți nevoie de el)
Un EIN (Employer Identification Number) este codul fiscal pe care IRS îl atribuie afacerii dumneavoastră: echivalentul, la nivel de companie, al unui Social Security Number. Veți avea nevoie de el pentru a:
- Depune orice declarație fiscală federală pentru compania dumneavoastră, inclusiv Formularul 5472 și 1120 pro-forma.
- Deschide un cont bancar de afaceri în SUA (Mercury, Wise și majoritatea celorlalte îl cer).
- Configura procesatori de plăți precum Stripe sau PayPal.
- Semna contracte și acorduri cu furnizori ca entitate juridică americană.
Fără un EIN, LLC-ul sau C-Corp-ul dumneavoastră abia înființat nu poate face încă nimic: este cheia care deblochează restul.
Formularul: SS-4
Fiecare cerere de EIN trece prin Formularul SS-4, Application for Employer Identification Number. Formularul cere o „persoană responsabilă” (responsible party), de obicei dumneavoastră, fondatorul, iar o linie cere SSN-ul sau ITIN-ul acelei persoane.
Dacă nu aveți SSN sau ITIN, scrieți pur și simplu „Foreign” în acel câmp. IRS are un proces dedicat tocmai pentru această situație: este de rutină, nu o excepție.
De ce cererea online nu funcționează pentru dumneavoastră
Instrumentul online instant de EIN al IRS este convenabil, dar funcționează doar pentru solicitanții care au deja un SSN sau un ITIN. Ca fondator nerezident fără niciunul, va trebui să folosiți în schimb unul dintre celelalte canale aprobate de IRS:
- Prin fax: unitatea internațională a IRS procesează cererile SS-4 trimise prin fax și răspunde de obicei în aproximativ 4 zile lucrătoare.
- Prin poștă: mai lent (adesea câteva săptămâni), dar funcționează dacă faxul nu este o opțiune.
- Prin telefon: IRS are o linie internațională dedicată exact pentru aceasta. Puteți suna dumneavoastră sau puteți autoriza un third-party designee (persoană desemnată) în SS-4 să dea apelul în numele dumneavoastră, dacă preferați să nu abordați singur o linie internațională; în ambele cazuri, EIN-ul poate fi emis în timpul apelului, deși aceasta depinde de a ajunge la linie și nu este garantat. Vedeți ghidul nostru complet despre EIN pentru o prezentare rând cu rând a apelului.
Ce trebuie să aveți pregătit
- Articles of Organization/Incorporation aprobate (dovada că entitatea este înființată la stat).
- Numele legal complet și țara de cetățenie ale persoanei responsabile.
- O adresă de afaceri: adresa agentului dumneavoastră înregistrat funcționează bine pentru aceasta.
- Motivul cererii (aproape întotdeauna „started a new business” pentru un prim EIN).
- O scurtă descriere a activității afacerii.
Cum ne ocupăm noi pentru dumneavoastră
Acesta este unul dintre pașii care îi îngrijorează cel mai mult pe fondatori înainte de a lucra cu noi, și unul dintre cei mai simpli odată ce este efectiv pornit. Iată ce facem:
- Pregătim Formularul SS-4 cu datele corecte ale entității de îndată ce înființarea la stat este aprobată.
- Acționăm ca third-party designee autorizat al dumneavoastră, astfel încât echipa noastră să poată lua legătura direct cu IRS, în loc ca dumneavoastră să fiți nevoit să abordați un apel internațional.
- Urmărim cererea și o trimitem prin fax direct la IRS, revenind dacă lipsește ceva.
- Odată emisă, vă livrăm scrisoarea de confirmare a EIN (CP 575) în format digital, astfel încât să o aveți imediat la dosar pentru bancă și plăți.
În practică, odată ce înființarea la stat este aprobată, emiterea EIN prin fax pentru clienții noștri ajunge de obicei în 2–4 săptămâni; emiterea prin telefon poate fi mai rapidă dacă ajungeți la linia IRS și vă încadrați, dar acest termen nu este garantat. Timpul total până la o companie complet operațională depinde în principal de EIN, așa că tratați orice total ca pe o estimare, nu ca pe o dată fixă.
O listă rapidă pentru fondatori
- Înființați mai întâi LLC-ul sau C-Corp-ul la stat: aveți nevoie de o entitate aprobată înainte de a solicita un EIN.
- Decideți cine va fi „persoana responsabilă” (de obicei proprietarul majoritar sau fondatorul).
- Adunați documentele de înființare și adresa afacerii.
- Alegeți fax, poștă sau telefon (cu un third-party designee); săriți peste instrumentul online, nu va accepta o cerere străină.
- Păstrați scrisoarea de confirmare a EIN într-un loc sigur: băncile și procesatorii de plăți o vor cere.
Nimic din toate acestea nu necesită un SSN, un ITIN sau o vizită în SUA. Este o cale bătătorită și este inclusă în fiecare dintre planurile noastre de înființare a companiei: solicităm EIN-ul dumneavoastră ca parte standard a punerii companiei pe picioare, nu ca pe un pas suplimentar pe care trebuie să îl urmăriți singur.
