Molti fondatori credono di aver bisogno di un Social Security Number prima di poter ottenere un EIN, e questa convinzione li blocca prima ancora di iniziare. Non è vero. Ogni anno migliaia di fondatori non residenti ottengono un EIN americano valido senza SSN e senza alcun ITIN. Ecco come funziona davvero.
Che cos’è un EIN (e perché Le serve)
L’EIN (Employer Identification Number) è il codice fiscale che l’IRS assegna alla Sua attività, l’equivalente a livello di società del Social Security Number. Le servirà per:
- Presentare qualsiasi dichiarazione fiscale federale della Sua società, compresi il Modulo 5472 e il Modulo 1120 pro-forma.
- Aprire un conto bancario aziendale negli USA (Mercury, Wise e la maggior parte degli altri lo richiedono).
- Attivare processori di pagamento come Stripe o PayPal.
- Firmare contratti e accordi con fornitori come entità giuridica americana.
Senza un EIN, la Sua LLC o C-Corp appena costituita non può ancora fare nulla davvero: è la chiave che sblocca tutto il resto.
Il modulo: SS-4
Ogni richiesta di EIN passa dal Modulo SS-4, Application for Employer Identification Number. Il modulo richiede una «responsible party» (parte responsabile), di solito Lei, il fondatore, e una riga chiede l’SSN o l’ITIN di quella persona.
Se non ha un SSN né un ITIN, scriva semplicemente «Foreign» in quel campo. L’IRS ha una procedura dedicata proprio per questa situazione: è ordinaria amministrazione, non un’eccezione.
Perché la richiesta online non funziona per Lei
Lo strumento online dell’IRS per ottenere subito l’EIN è comodo, ma funziona solo per chi ha già un SSN o un ITIN. Come fondatore non residente senza nessuno dei due, dovrà usare uno degli altri canali approvati dall’IRS:
- Via fax: l’ufficio internazionale dell’IRS elabora le richieste SS-4 inviate via fax e di norma risponde entro circa 4 giorni lavorativi.
- Per posta: più lento (spesso diverse settimane), ma funziona se il fax non è possibile.
- Per telefono: l’IRS ha una linea internazionale dedicata proprio a questo scopo. Può chiamare Lei stesso oppure autorizzare nel Modulo SS-4 un third-party designee (delegato terzo) che chiami per Suo conto, se preferisce non affrontare una linea internazionale. In entrambi i casi l’EIN può essere emesso durante la chiamata, anche se dipende dal riuscire a raggiungere la linea e non è garantito. Veda la nostra guida completa all’EIN per un’illustrazione passo per passo della chiamata.
Che cosa deve avere pronto
- I Suoi Articles of Organization/Incorporation approvati (la prova che la Sua entità è costituita presso lo stato).
- Nome e cognome completi e Paese di cittadinanza della parte responsabile.
- Un indirizzo dell’attività: l’indirizzo del Suo registered agent (agente registrato) va benissimo.
- Il motivo della richiesta (quasi sempre «avvio di una nuova attività» per un primo EIN).
- Una breve descrizione di che cosa fa l’attività.
Come ce ne occupiamo noi
È uno dei passaggi che i fondatori temono di più prima di lavorare con noi, e uno dei più semplici una volta avviato. Ecco che cosa facciamo:
- Prepariamo il Suo Modulo SS-4 con i dati corretti dell’entità non appena la costituzione presso lo stato è approvata.
- Agiamo come Suo third-party designee autorizzato, così il nostro team può seguire direttamente la pratica con l’IRS senza che Lei debba affrontare una chiamata internazionale.
- Seguiamo la richiesta e la inviamo via fax direttamente all’IRS, intervenendo se manca qualcosa.
- Una volta emesso, Le consegniamo la lettera di conferma dell’EIN (CP 575) in formato digitale, così l’ha subito a disposizione per banche e pagamenti.
Nella pratica, una volta approvata la costituzione presso lo stato, l’emissione dell’EIN via fax per i nostri clienti arriva di solito entro 2-4 settimane; l’emissione telefonica può essere più rapida se raggiunge la linea dell’IRS e rispetta i requisiti, ma i tempi non sono garantiti. Il tempo complessivo per avere una società pienamente operativa dipende soprattutto dall’EIN, quindi consideri qualsiasi totale una stima e non una data certa.
Una rapida checklist per il fondatore
- Costituisca prima la LLC o la C-Corp presso lo stato: serve un’entità approvata prima di richiedere un EIN.
- Decida chi sarà la «responsible party» (di solito il proprietario di maggioranza o il fondatore).
- Raccolga i documenti di costituzione e l’indirizzo dell’attività.
- Scelga fax, posta o telefono (con un third-party designee) e lasci perdere lo strumento online, che non accetta una richiesta dall’estero.
- Conservi la lettera di conferma dell’EIN in un posto sicuro: banche e processori di pagamento la chiederanno.
Niente di tutto questo richiede un SSN, un ITIN o un viaggio negli USA. È una strada ben collaudata ed è inclusa in ognuno dei nostri piani di Costituzione della società: richiediamo il Suo EIN come parte standard dell’avvio della Sua società, non come un passaggio in più da inseguire da soli.
