Polityka prywatności

Nasza obietnica dotycząca prywatności

Niniejszą politykę wydaje Hareword LLC, dba Nonresident Tax („my”, „nas” lub „nasz”). Obejmuje ona wszystkie oferowane przez nas usługi: założenie spółki, usługę agenta rejestrowego (Registered Agent), składanie federalnych zeznań podatkowych oraz księgowość. Cztery zobowiązania przewijają się przez całą politykę: zbieramy tylko to, co jest nam potrzebne do świadczenia usług, nigdy nie sprzedajemy Państwa danych, chronimy je zabezpieczeniami klasy korporacyjnej i jesteśmy transparentni w kwestii tego, co z nimi robimy.

Jakie informacje zbieramy

Zbieramy informacje na trzy sposoby.

• Co nam Państwo przekazują

  • Dane osobowe: imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres zamieszkania, obywatelstwo i narodowość
  • Dane firmy: nazwa spółki, adres firmowy, branża, struktura własności i rodzaj działalności
  • Dane finansowe: dane bankowe do płatności, przychody, wydatki i historia transakcji
  • Identyfikatory urzędowe: EIN, numer paszportu, gdy jest wymagany, zagraniczne numery podatkowe
  • Dokumenty uzupełniające: paszporty, potwierdzenia adresu, umowy, sprawozdania finansowe

• Co zbieramy automatycznie

  • Dane o korzystaniu: odwiedzone strony, używane funkcje, czas spędzony w serwisie, wzorce interakcji
  • Informacje o urządzeniu: adres IP, typ przeglądarki, system operacyjny, identyfikatory urządzenia
  • Pliki cookie: sesyjne do logowania, preferencji do ustawień, analityczne za Państwa zgodą

• Co przekazują nam podmioty trzecie

  • Usługi weryfikacji tożsamości, na potrzeby kontroli zgodności
  • Biura informacji kredytowej, wyłącznie za Państwa wyraźną zgodą
  • Rejestry publiczne i bazy danych organów państwowych, na potrzeby weryfikacji firmy
  • Partnerzy biznesowi, gdy zostaną Państwo do nas skierowani

Jak wykorzystujemy Państwa informacje

Każda zbierana przez nas informacja służy konkretnemu celowi.

• Świadczenie usług

  • Realizujemy założenie spółki w Wyoming lub Delaware
  • Przygotowujemy i składamy zeznania podatkowe federalne: formularz 5472, Form 1120, formularz 1065
  • Prowadzimy księgi i sporządzamy sprawozdania finansowe
  • Pełnimy funkcję agenta rejestrowego (Registered Agent) i przekazujemy pisma prawne
  • Zapewniamy obsługę klienta

• Zgodność z prawem

  • Weryfikujemy Państwa tożsamość w ramach procedur Know Your Customer (KYC)
  • Przekazujemy wymagane informacje do IRS i organów stanowych
  • Sprawdzamy listy sankcyjne organów państwowych w ramach przeciwdziałania praniu pieniędzy
  • Przechowujemy dokumentację zgodnie z prawem: zwykle 7 lat w przypadku dokumentów podatkowych

• Ulepszanie usług

  • Analizujemy wzorce korzystania, aby znaleźć utrudnienia i je usunąć
  • Czytamy opinie, które do nas przesyłają Państwo, i reagujemy na nie
  • Tworzymy nowe funkcje z myślą o tym, czego naprawdę potrzebują założyciele spoza USA

• Komunikacja

  • Wiadomości transakcyjne: informacje o usłudze, przypomnienia o terminach, powiadomienia o koncie
  • Wiadomości marketingowe: wskazówki podatkowe i oferta usług, wyłącznie za Państwa zgodą
  • Zawiadomienia prawne: zmiany polityki lub inne zawiadomienia wymagane prawem

Jak udostępniamy Państwa informacje

Nigdy nie sprzedajemy Państwa danych osobowych. Udostępniamy je wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do świadczenia usługi lub wypełnienia obowiązku prawnego.

Dostawcy usług

Wszystkie podmioty, z którymi współpracujemy, są związane ścisłą umową o zachowaniu poufności:

• Urzędy stanowe w Wyoming i Delaware
• IRS i stanowe organy podatkowe
• Stripe, na potrzeby przetwarzania płatności
• Usługi weryfikacji tożsamości
• Dostawcy usług poczty e-mail
• AWS, na potrzeby przechowywania danych w chmurze

Wymogi prawne

Możemy ujawnić informacje, gdy wymaga tego prawo: w razie nakazów sądowych i wezwań, uprawnionych żądań organów państwowych, w celu zapobiegania nadużyciom i ich badania lub ochrony naszych praw, mienia albo bezpieczeństwa.

Za Państwa zgodą

Udostępniamy informacje zawsze wtedy, gdy Państwo wyraźnie o to poproszą, na przykład upoważniając nas do współpracy bezpośrednio z Państwa księgowym, prawnikiem lub partnerami biznesowymi.

Przeniesienie działalności

Jeśli Nonresident Tax zostanie przejęty lub połączy się z inną spółką, Państwa dane mogą zostać przekazane w ramach tej transakcji. Powiadomimy Państwa przed jakimkolwiek przekazaniem, a nowy podmiot będzie zobowiązany przestrzegać niniejszej polityki.

Międzynarodowe przekazywanie danych

Ponieważ nasi klienci mieszkają poza USA, ochrona danych w przekazach transgranicznych ma dla nas znaczenie. Państwa dane są przetwarzane przede wszystkim w Stanach Zjednoczonych, gdzie działają nasze usługi. W przypadku osób z EOG i Wielkiej Brytanii opieramy międzynarodowe transfery na standardowych klauzulach umownych i stosujemy zabezpieczenia zgodne z RODO, aby Państwa dane miały równoważną ochronę niezależnie od miejsca przetwarzania.

Bezpieczeństwo danych

Stosujemy zabezpieczenia klasy korporacyjnej, aby chronić Państwa informacje.

• Zabezpieczenia techniczne

  • Szyfrowanie SSL 256-bitowe wszystkich danych przesyłanych
  • Szyfrowanie AES-256 danych przechowywanych
  • Uwierzytelnianie wieloskładnikowe przy dostępie do systemów
  • Całodobowy monitoring bezpieczeństwa i wykrywanie włamań
  • Regularne szyfrowane kopie zapasowe z planem odtwarzania po awarii

• Zabezpieczenia organizacyjne

  • Regularne szkolenia z bezpieczeństwa dla każdego pracownika
  • Dostęp oparty na rolach, ściśle według zasady wiedzy koniecznej
  • Umowy o zachowaniu poufności z całym personelem
  • Regularne audyty bezpieczeństwa i oceny podatności
  • Plan reagowania na incydenty z procedurami zgłaszania naruszeń

Przechowywanie danych

Przechowujemy informacje tylko tak długo, jak są potrzebne lub jak wymaga tego prawo, a następnie bezpiecznie je usuwamy lub anonimizujemy.

Niektóre informacje mogą być przechowywane dłużej niż wskazane okresy, jeśli wymaga tego prawo lub w uzasadnionych celach, takich jak zapobieganie nadużyciom.

Pliki cookie i technologie śledzące

• Niezbędne

  Wymagane do działania serwisu: logowanie i bezpieczeństwo. Nie można ich wyłączyć.

• Funkcjonalne

  Zapamiętują Państwa preferencje, język i ostatnie wyszukiwania.

• Analityczne

  Google Analytics i Mixpanel, uruchamiane dopiero po Państwa zgodzie.

• Marketingowe

  Facebook Pixel i Google Ads, używane wyłącznie za Państwa wyraźną zgodą.

Preferencje można zmienić za pomocą naszego banera zgody lub ustawień przeglądarki. Wyłączenie niektórych plików cookie może ograniczyć część funkcji.

Państwa prawa dotyczące prywatności

Niezależnie od tego, gdzie Państwo mieszkają, mają Państwo realną kontrolę nad swoimi informacjami:

• Dostęp do kopii wszystkich danych, które o Państwu posiadamy
• Sprostowanie nieprawidłowych informacji
• Usunięcie danych osobowych, z zastrzeżeniem ustawowych wymogów ich przechowywania
• Otrzymanie danych w przenośnym formacie nadającym się do odczytu maszynowego
• Sprzeciw wobec niektórych czynności przetwarzania
• Ograniczenie sposobu przetwarzania danych
• Cofnięcie w dowolnym momencie zgody na marketing lub przetwarzanie nieobowiązkowe

• Mieszkańcy Kalifornii (CCPA/CPRA)

  Mogą Państwo zapytać, co zbieramy, sprzedajemy lub udostępniamy, zażądać usunięcia danych i sprzeciwić się ich sprzedaży, choć nie ma czemu się sprzeciwiać, bo nie sprzedajemy danych. Skorzystanie z któregokolwiek z tych praw nigdy nie zmienia sposobu, w jaki Państwa traktujemy.

• Mieszkańcy EOG, Wielkiej Brytanii i Szwajcarii (RODO)

  Przysługują wszystkie powyższe prawa, a także prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. Przetwarzamy dane na czterech podstawach prawnych: zgoda, wykonanie umowy, obowiązek prawny i prawnie uzasadniony interes.

Prywatność dzieci

Nasze usługi są przeznaczone dla firm i osób, które ukończyły 18 lat. Nie zbieramy świadomie informacji od osób poniżej 13. roku życia, a jeśli kiedykolwiek się o tym dowiemy, natychmiast je usuniemy. Jeśli uważają Państwo, że zebraliśmy informacje o Państwa dziecku, prosimy o kontakt, a niezwłocznie zareagujemy.

Linki do stron trzecich

Nasz serwis zawiera linki do stron podmiotów trzecich, w tym zasobów urzędowych, takich jak IRS i urzędy stanowe, oraz usług partnerów. Nie odpowiadamy za ich praktyki dotyczące prywatności, dlatego zachęcamy do zapoznania się z ich politykami przed przekazaniem im jakichkolwiek informacji.

Marketing i komunikacja

Staramy się informować Państwa na bieżąco, nie zasypując skrzynki e-mailowej.

• E-maile transakcyjne (przypomnienia o terminach, informacje o koncie, potwierdzenia) są wysyłane zawsze
• E-maile marketingowe (wskazówki podatkowe, nowości o usługach, treści edukacyjne) wysyłamy wyłącznie za Państwa zgodą
• SMS-y są zarezerwowane dla pilnych spraw lub wyraźnie wyrażonej zgody
• Rozmowy telefoniczne dotyczą świadczonej usługi, chyba że poprosili Państwo o konsultację

Z e-maili marketingowych można w każdej chwili zrezygnować, korzystając z linku w dowolnej wiadomości lub kontaktując się z nami bezpośrednio. E-maile transakcyjne pozostają włączone, dopóki są Państwo aktywnym klientem, bo w ten sposób informujemy o terminach i zmianach na koncie.

Rozstrzyganie sporów

Jeśli pojawi się spór dotyczący prywatności, zaczniemy od negocjacji w dobrej wierze. Jeśli to nie pomoże, spory trafiają do wiążącego arbitrażu w Delaware. Zawsze mogą Państwo także złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych w swojej jurysdykcji.

Kontakt

Pytania lub wątpliwości dotyczące prywatności? Można się z nami skontaktować na każdy z poniższych sposobów:

• E-mail

  privacy@nonresident.tax

• Telefon

  +1 (302) 327-6907

• Adres korespondencyjny

  604 Carson Dr, Bear, DE 19701

Na zapytania dotyczące prywatności zwykle odpowiadamy w ciągu 24–48 godzin. W pilnych sprawach prosimy o kontakt telefoniczny.

Zmiany w niniejszej polityce

Państwa zgoda