Με λίγα λόγια: ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να αρκεί. Η IRS δεν απαιτεί συγκεκριμένο σύστημα. Τα αρχεία σας πρέπει να δείχνουν κάθε ποσό ανάμεσα σε εσάς και την εταιρεία, με υποστήριξη από αντίγραφα τράπεζας και αποδείξεις. Η πληρωμένη τήρηση βιβλίων έχει νόημα όταν η δραστηριότητα μεγαλώνει ή θέλετε να τηρούνται τα βιβλία για εσάς.
Αυτή η απάντηση αφορά μια LLC ενός μέλους με έναν ιδιοκτήτη που δεν είναι πολίτης ή κάτοικος ΗΠΑ και μόνο λίγες πληρωμές τον μήνα. Κάθε χρόνο μια τέτοια LLC μπορεί να υποβάλλει το έντυπο 5472 με pro forma έντυπο 1120 (μια σύντομη δήλωση που μεταφέρει το έντυπο). Αυτή η υποβολή δεν ζητά κατάσταση αποτελεσμάτων ή ισολογισμό. Ζητά τι μετακινήθηκε ανάμεσα σε εσάς και την εταιρεία. Άρα το ερώτημα δεν είναι “υπολογιστικό φύλλο ή λογιστής”. Είναι “μπορούν τα αρχεία μου να απαντήσουν σε αυτό;”
Τι ζητά η IRS από τα αρχεία σας
Η IRS Publication 583 (ελέγχθηκε τον Νοέμβριο του 2026) λέει ότι μπορείτε να “can choose any recordkeeping system suited to your business that clearly shows your income and expenses” (επιλέξετε οποιοδήποτε σύστημα τήρησης αρχείων ταιριάζει στην επιχείρησή σας και δείχνει καθαρά τα έσοδα και τα έξοδά σας). Ένα υπολογιστικό φύλλο είναι σύστημα. Οι οδηγίες του εντύπου 5472 προσθέτουν ακόμη μία υποχρέωση: η εταιρεία πρέπει να τηρεί αρχεία “sufficient to establish the correctness” (επαρκή για να τεκμηριώνουν την ορθότητα) της δήλωσης, συμπεριλαμβανομένων των συναλλαγών της με εσάς.
Στην πράξη, ένα καλό αρχείο για κάθε πληρωμή δείχνει:
- την ημερομηνία, το ποσό και το νόμισμα,
- ποιος πλήρωσε ποιον,
- τι ήταν: χρήματα που βάλατε, χρήματα που πήρατε, δάνειο ή έξοδο της εταιρείας που πληρώσατε εσείς,
- τη γραμμή του αντιγράφου τράπεζας ή την απόδειξη που το στηρίζει.
Κρατήστε τα αντίγραφα και τις αποδείξεις, όχι μόνο το φύλλο. Η σελίδα της IRS How long should I keep records? δίνει τα 3 χρόνια ως συνηθισμένο ελάχιστο και περισσότερα σε ορισμένες περιπτώσεις.
Σας αρκεί ένα υπολογιστικό φύλλο;
- Χρησιμοποιεί η εταιρεία έναν λογαριασμό, με λίγες πληρωμές τον μήνα;ΝαιΕπόμενη ερώτηση.ΌχιΑρκετοί λογαριασμοί ή νομίσματα παρακολουθούνται πιο δύσκολα με το χέρι. Η πληρωμένη τήρηση βιβλίων συνήθως αξίζει.
- Μπορείτε να σημειώσετε κάθε γραμμή ως χρήματα από εσάς, χρήματα προς εσάς, δάνειο ή κανονική επαγγελματική πληρωμή;ΝαιΕπόμενη ερώτηση.ΌχιΞεκινήστε από εκεί. Αυτός ο διαχωρισμός χρειάζεται στην ομοσπονδιακή υποβολή.
- Θα ενημερώνετε το φύλλο κάθε μήνα και θα κρατάτε τα αντίγραφα;ΝαιΠρος το παρόν ένα υπολογιστικό φύλλο μπορεί να αρκεί.ΌχιΑναθέστε την τήρηση των βιβλίων σε άλλον, ώστε τα στοιχεία της χρονιάς να είναι έτοιμα.
Αν κρατάτε δικό σας φύλλο, ενημερώνετέ το μία φορά τον μήνα, όσο οι πληρωμές είναι φρέσκιες στη μνήμη. Προσθέτετε μια σημείωση όταν βάζετε ή παίρνετε χρήματα. Αυτές οι σημειώσεις εξοικονομούν τον περισσότερο χρόνο κατά την υποβολή.
Τι κάνουμε
Δεν χρειάζεστε την υπηρεσία λογιστικής μας για να αγοράσετε την ομοσπονδιακή υποβολή. Η υποβολή μας σας ζητά κάθε ποσό ανάμεσα σε εσάς και την εταιρεία μέσα στη χρονιά, και τα δικά σας αρχεία μπορούν να το απαντήσουν. Δεν στήνουμε ούτε ελέγχουμε υπολογιστικά φύλλα. Αν θέλετε να τηρούνται τα βιβλία για εσάς, το πακέτο λογιστικής μας κοστίζει 1.499 $ τον χρόνο και περιλαμβάνεται στο Full Compliance (από τον Νοέμβριο του 2026). Συνδέετε τους λογαριασμούς της εταιρείας ή ανεβάζετε αντίγραφα κίνησης. Κάθε μήνα τα συμφωνούμε και ετοιμάζουμε την κατάσταση αποτελεσμάτων, τον ισολογισμό και τις ταμειακές ροές. Τα χρήματα ανάμεσα σε εσάς και την εταιρεία παρακολουθούνται ξεχωριστά, επειδή τα χρειάζεται το έντυπο 5472, και τα στοιχεία της χρονιάς πηγαίνουν στην υποβολή σας.
Διαβάστε περισσότερα: εισφορά ή δάνειο, ο οδηγός για τις συναλλαγές με συνδεδεμένα μέρη και ο οδηγός λογιστικής για μη κατοίκους.
Επόμενο βήμα
Δείτε τι καλύπτει το πακέτο στη σελίδα μας Accounting ή γράψτε μας αν η περίπτωσή σας είναι ασυνήθιστη.
Πηγές που ελέγχθηκαν τον Νοέμβριο του 2026
- IRS: Publication 583, έναρξη επιχείρησης και τήρηση αρχείων
- IRS: How long should I keep records?
- IRS: Οδηγίες για το έντυπο 5472 (αναθεώρηση Δεκεμβρίου 2024)
Οι τιμές και το εύρος των υπηρεσιών μας προέρχονται από τη δική μας σελίδα λογιστικής, που διαβάστηκε τον Νοέμβριο του 2026.
