Respuesta corta: Una hoja de cálculo puede bastar. El IRS no exige un sistema en particular. Tus registros deben mostrar cada monto entre tú y la empresa, respaldado por extractos bancarios y recibos. Una contabilidad de pago tiene sentido cuando la actividad crece o quieres que te lleven los libros.
Esta respuesta es para una LLC unipersonal con un solo dueño que no es ciudadano ni residente de EE. UU., y solo unos pocos pagos al mes. Cada año esa LLC puede presentar el Form 5472 con un Form 1120 pro forma (una declaración corta que lo lleva). Esa presentación no pide un estado de resultados ni un balance. Pide lo que se movió entre tú y la empresa. Así que la pregunta no es “hoja de cálculo o contador”. Es “¿pueden mis registros responder esa pregunta?”
Qué pide el IRS de tus registros
La IRS Publication 583 (consultada en noviembre de 2026) dice que “can choose any recordkeeping system suited to your business that clearly shows your income and expenses” (puedes elegir cualquier sistema de registros adecuado a tu negocio que muestre con claridad tus ingresos y gastos). Una hoja de cálculo es un sistema. Las instrucciones del Form 5472 añaden un deber más: la empresa debe llevar registros que sean “sufficient to establish the correctness” (suficientes para establecer la exactitud) de la declaración, incluidas sus operaciones contigo.
En la práctica, un buen registro de cada pago muestra:
- la fecha, el monto y la moneda,
- quién pagó a quién,
- qué fue: dinero que pusiste, dinero que retiraste, un préstamo o un gasto de la empresa que pagaste tú,
- la línea del extracto bancario o el recibo que lo respalda.
Guarda los extractos y los recibos, no solo la hoja. La página del IRS How long should I keep records? (¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?) indica 3 años como mínimo habitual, y más en algunos casos.
¿Te basta una hoja de cálculo?
- ¿La empresa usa una sola cuenta, con unos pocos pagos al mes?SíSiguiente pregunta.NoVarias cuentas o monedas son más difíciles de seguir a mano. Una contabilidad de pago suele valer la pena.
- ¿Puedes marcar cada línea como dinero que pones tú, dinero que te llevas, un préstamo o un pago normal del negocio?SíSiguiente pregunta.NoEmpieza por ahí. Esa separación es lo que necesita la presentación federal.
- ¿Vas a actualizar la hoja cada mes y a guardar los extractos?SíPor ahora, una hoja de cálculo puede bastar.NoHaz que te lleven los libros, para que las cifras de fin de año estén listas.
Si llevas tu propia hoja, actualízala una vez al mes, mientras los pagos están frescos. Añade una nota cuando pongas dinero o lo retires. Esas notas son las que más tiempo ahorran al presentar.
Qué hacemos
No necesitas nuestro servicio de contabilidad para comprar la presentación federal. Nuestra presentación te pide cada monto entre tú y la empresa en el año, y tus propios registros pueden responderlo. No creamos ni revisamos hojas de cálculo. Si quieres que te llevemos los libros, nuestro plan de contabilidad cuesta $1,499 al año y está incluido en Full Compliance (a noviembre de 2026). Conectas las cuentas de la empresa o subes los extractos. Cada mes los conciliamos y preparamos tu estado de resultados, tu balance y tu flujo de caja. El dinero entre tú y la empresa se registra aparte, porque el Form 5472 lo necesita, y las cifras de fin de año pasan a tu presentación.
Lee más: aporte o préstamo, la guía de partes relacionadas y la guía de contabilidad para no residentes.
Siguiente paso
Mira qué cubre el plan en nuestra página de Contabilidad, o escríbenos si tu caso es poco común.
Fuentes consultadas en noviembre de 2026
- IRS: Publication 583, cómo iniciar un negocio y llevar registros
- IRS: ¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
- IRS: Instrucciones del Form 5472 (revisadas en diciembre de 2024)
Nuestros precios y alcance vienen de nuestra propia página de contabilidad, leída en noviembre de 2026.
