In breve: un foglio di calcolo può bastare. L’IRS non richiede un sistema particolare. I suoi registri devono mostrare ogni importo tra lei e la società, sostenuto da estratti conto e ricevute. Una contabilità a pagamento ha senso quando l’attività cresce o vuole che qualcuno tenga i libri per lei.
Questa risposta è per una LLC a socio unico con un solo proprietario che non è cittadino né residente USA, e solo pochi pagamenti al mese. Ogni anno quella LLC può presentare il Form 5472 con un Form 1120 pro-forma (una breve dichiarazione che lo accompagna). Quella presentazione non chiede un conto economico né uno stato patrimoniale. Chiede cosa si è mosso tra lei e la società. Quindi la domanda non è “foglio di calcolo o commercialista”. È “i miei registri possono rispondere a quella domanda?”
Cosa chiede l’IRS ai suoi registri
La IRS Publication 583 (consultata a novembre 2026) dice che lei “can choose any recordkeeping system suited to your business that clearly shows your income and expenses” (può scegliere qualsiasi sistema di registrazione adatto alla sua attività che mostri con chiarezza ricavi e spese). Un foglio di calcolo è un sistema. Le istruzioni del Form 5472 aggiungono un altro obbligo: la società deve tenere registri “sufficient to establish the correctness” (sufficienti a stabilire la correttezza) della dichiarazione, comprese le sue operazioni con lei.
In pratica, una buona registrazione di ogni pagamento mostra:
- la data, l’importo e la valuta,
- chi ha pagato chi,
- di cosa si tratta: denaro che ha versato, denaro che ha prelevato, un prestito o un costo della società che ha pagato lei stesso,
- la riga dell’estratto conto o la ricevuta che lo sostiene.
Conservi gli estratti conto e le ricevute, non solo il foglio. La pagina dell’IRS How long should I keep records? (Per quanto tempo devo conservare i registri?) indica 3 anni come minimo abituale, e più a lungo in alcuni casi.
Un foglio di calcolo basta per lei?
- La società usa un solo conto, con pochi pagamenti al mese?SìDomanda successiva.NoPiù conti o più valute sono più difficili da seguire a mano. Una contabilità a pagamento di solito vale la pena.
- Riesce a segnare ogni riga come denaro versato da lei, denaro prelevato da lei, un prestito o un normale pagamento dell'attività?SìDomanda successiva.NoParta da qui. Questa distinzione è ciò che serve alla presentazione federale.
- Aggiornerà il foglio ogni mese e conserverà gli estratti conto?SìPer ora un foglio di calcolo può bastare.NoFaccia tenere i libri per lei, così le cifre di fine anno sono pronte.
Se tiene un suo foglio, lo aggiorni una volta al mese, finché i pagamenti sono freschi. Aggiunga una nota quando versa o preleva denaro. Quelle note sono ciò che fa risparmiare più tempo al momento della presentazione.
Cosa facciamo
Non ha bisogno del nostro servizio di contabilità per acquistare la presentazione federale. La nostra presentazione le chiede ogni importo tra lei e la società nell’anno, e i suoi registri possono rispondere. Non creiamo né controlliamo fogli di calcolo. Se vuole che teniamo i libri, il nostro piano di contabilità costa $1,499 all’anno ed è incluso in Full Compliance (a novembre 2026). Lei collega i conti della società o carica gli estratti conto. Ogni mese li riconciliamo e prepariamo il suo conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. Il denaro tra lei e la società è tracciato a parte, perché il Form 5472 ne ha bisogno, e le cifre di fine anno vanno alla sua presentazione.
Per saperne di più: conferimento o prestito, la guida alle parti correlate e la guida alla contabilità per non residenti.
Passo successivo
Veda cosa copre il piano sulla nostra pagina Contabilità, oppure ci scriva se il suo caso è insolito.
Fonti verificate a novembre 2026
- IRS: Publication 583, avviare un’attività e tenere i registri
- IRS: Per quanto tempo devo conservare i registri?
- IRS: Istruzioni per il Form 5472 (revisione di dicembre 2024)
I nostri prezzi e l’ambito del servizio provengono dalla nostra pagina della contabilità, letta a novembre 2026.
