Το πρώτο τιμολόγιο προς πελάτη στις ΗΠΑ συχνά συνοδεύεται από αίτημα: «Παρακαλούμε στείλτε μας το W-9 σας». Η LLC σας είναι εταιρεία των ΗΠΑ με EIN των ΗΠΑ, άρα το W-9 ακούγεται σωστό. Για μια LLC ενός μέλους που ανήκει σε κάποιον που ζει εκτός ΗΠΑ, συνήθως δεν είναι. Ο οδηγός αυτός εξηγεί τον κανόνα της IRS, ποιο έντυπο ταιριάζει σε ποιον ιδιοκτήτη και πώς να το συμπληρώσετε ώστε ο πελάτης να μην παρακρατήσει φόρο κατά λάθος.
Η σύντομη απάντηση
| Ποιος κατέχει την LLC ενός μέλους | Έντυπο που δίνει ο ιδιοκτήτης στον πληρωτή των ΗΠΑ |
|---|---|
| Φυσικό πρόσωπο εκτός ΗΠΑ (εσείς) | Έντυπο W-8BEN, στο δικό σας όνομα |
| Ξένη εταιρεία | Έντυπο W-8BEN-E, στο όνομα της εταιρείας |
| Οποιοδήποτε από τα δύο, αν το εισόδημα είναι ECI | Έντυπο W-8ECI |
| Πρόσωπο των ΗΠΑ | Έντυπο W-9, από τον ιδιοκτήτη των ΗΠΑ |
| LLC πολλών μελών (partnership) | Η ίδια η LLC· μια εγχώρια partnership δίνει W-9 |
Το ECI σημαίνει effectively connected income: κέρδος από US trade or business. Οι περισσότεροι ιδρυτές που κάνουν τη δουλειά από εκτός ΗΠΑ δεν το έχουν.
Γιατί υπογράφει ο ιδιοκτήτης, όχι η LLC
Μια LLC ενός μέλους είναι disregarded entity για τον φόρο των ΗΠΑ, εκτός αν επιλέξει εταιρική μεταχείριση. Οι κανόνες παρακράτησης ακολουθούν αυτό: η IRS κοιτάζει μέσα από την LLC προς τον ιδιοκτήτη της.
Η IRS το λέει άμεσα. Οι οδηγίες του εντύπου W-8BEN αναφέρουν: «The owner of a disregarded entity (including an individual), rather than the disregarded entity itself, must submit the appropriate Form W-8BEN.» Οι οδηγίες του W-8BEN-E λένε ότι για μια disregarded entity με έναν ιδιοκτήτη, «the single owner, if such owner is a foreign person, should provide Form W-8BEN or Form W-8BEN-E (as appropriate). If the single owner is a U.S. person, a Form W-9 should be provided.» (IRS, Instructions for Form W-8BEN και Instructions for Form W-8BEN-E, ελέγχθηκαν τον Οκτώβριο 2026.)
Ένα W-9 που υπογράφεται στο όνομα της LLC λέει λοιπόν στον πελάτη ότι το εισόδημα το λαμβάνει πρόσωπο των ΗΠΑ. Για μια disregarded LLC με ξένο ιδιοκτήτη, αυτό δεν είναι ακριβές.
Τι αλλάζει το έντυπο για τον πελάτη
Μια εταιρεία των ΗΠΑ που πληρώνει ένα ξένο πρόσωπο μπορεί να χρειαστεί να παρακρατήσει φόρο ΗΠΑ, συνήθως 30%, σε ορισμένο εισόδημα με πηγή τις ΗΠΑ: δικαιώματα (royalties), τόκους, ενοίκια και παρόμοιες πληρωμές. Το έντυπο W-8 λέει στον πληρωτή ποιος είναι ο πραγματικός αποδέκτης, αν ισχύει παρακράτηση και αν μια συνθήκη μειώνει τον συντελεστή.
Για τις υπηρεσίες, το βασικό σημείο είναι πού κάνετε τη δουλειά. Η αμοιβή για υπηρεσίες που παρέχετε εκτός ΗΠΑ είναι γενικά εισόδημα με πηγή εκτός ΗΠΑ, άρα συνήθως δεν υπάρχει παρακράτηση ΗΠΑ. Ένα W-8BEN που δείχνει ότι είστε ξένο πρόσωπο τεκμηριώνει ακριβώς αυτό. Ο πελάτης υποβάλλει επίσης έντυπο 1042-S, αντί για έντυπο 1099, για ορισμένες πληρωμές σε ξένα πρόσωπα.
Πώς συμπληρώνετε το έντυπο W-8BEN ως ιδιοκτήτης LLC
Χρησιμοποιήστε τα δικά σας στοιχεία, ως ο ιδιοκτήτης-φυσικό πρόσωπο:
- Line 1, όνομα: το πλήρες όνομά σας όπως στο διαβατήριο.
- Line 2, χώρα υπηκοότητας.
- Line 3, διεύθυνση μόνιμης κατοικίας: η διεύθυνση του σπιτιού σας στο εξωτερικό. Όχι ταχυδρομική διεύθυνση ΗΠΑ και όχι P.O. box.
- Line 4, διεύθυνση αλληλογραφίας: μόνο αν διαφέρει.
- Line 5, φορολογικός αριθμός ΗΠΑ: το SSN ή ITIN σας, αν έχετε. Αφήστε κενό αν δεν έχετε και δεν διεκδικείτε όφελος συνθήκης που το απαιτεί.
- Line 6a, ξένος φορολογικός αριθμός: ο φορολογικός σας αριθμός στη χώρα κατοικίας σας.
- Line 9 και 10, διεκδίκηση συνθήκης: μόνο αν διεκδικείτε μειωμένο συντελεστή βάσει φορολογικής συνθήκης, για παράδειγμα σε royalties.
- Υπογράψτε και βάλτε ημερομηνία στο Part III.
Τα συστήματα πολλών πελατών ζητούν επίσης το όνομα και το EIN της LLC. Μπορείτε να τα δώσετε σε σημείωμα ή στη δική τους φόρμα onboarding, και να τιμολογείτε στο όνομα της LLC. Κρατήστε το ίδιο το W-8BEN στο όνομά σας, όπως απαιτούν οι οδηγίες.
Πότε ισχύει το W-8BEN-E
Αν ξένη εταιρεία κατέχει την LLC σας, η ξένη εταιρεία είναι ο ιδιοκτήτης για σκοπούς παρακράτησης. Δίνει έντυπο W-8BEN-E με το δικό της όνομα, χώρα και καθεστώς chapter 4. Το Part II του W-8BEN-E έχει θέση για να κατονομάσετε μια disregarded entity που λαμβάνει την πληρωμή, και χρησιμοποιείται κυρίως σε συγκεκριμένες τραπεζικές περιπτώσεις. Ο οδηγός μας για τις ξένες εταιρείες που κατέχουν LLC στις ΗΠΑ εξηγεί τη δομή.
Πότε ισχύει το W-8ECI
Αν οι πληρωμές συνδέονται πραγματικά με US trade or business, για παράδειγμα επειδή κάνετε τη δουλειά ενώ βρίσκεστε στις ΗΠΑ, ο ιδιοκτήτης δίνει έντυπο W-8ECI. Το έντυπο αυτό απαιτεί φορολογικό αριθμό ΗΠΑ, γενικά SSN ή ITIN για φυσικό πρόσωπο. Λέει στον πληρωτή να μην παρακρατήσει, γιατί θα δηλώσετε το εισόδημα στο έντυπο 1040-NR. Δείτε τους φόρους LLC με ιδιοκτήτη εκτός ΗΠΑ για το πώς θα το διακρίνετε.
Πότε το W-9 είναι σωστό
- Η LLC έχει ιδιοκτήτη ΗΠΑ: ο ιδιοκτήτης των ΗΠΑ δίνει W-9.
- Η LLC επέλεξε να φορολογείται ως εταιρεία (έντυπο 8832): τότε είναι εταιρεία των ΗΠΑ για φορολογικούς σκοπούς και δίνει W-9 στο δικό της όνομα, με το EIN της.
- Η LLC έχει δύο ή περισσότερα μέλη και είναι partnership: μια partnership των ΗΠΑ δίνει W-9 στο δικό της όνομα.
Πλατφόρμες και marketplaces
Το Upwork, το Amazon, τα app stores και οι επεξεργαστές πληρωμών κάνουν δικές τους φορολογικές συνεντεύξεις. Οι ερωτήσεις είναι ίδιες στον πυρήνα: ποιος κατέχει την εταιρεία, είναι disregarded, πού κατοικεί ο ιδιοκτήτης και πού γίνεται η δουλειά. Απαντήστε με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά και κρατήστε αντίγραφο όσων υποβάλατε.
Συχνές ερωτήσεις
Ο πελάτης μου επιμένει στο W-9. Τι κάνω;
Εξηγήστε ότι η LLC είναι disregarded entity με ξένο ιδιοκτήτη, και ότι οι οδηγίες της IRS ζητούν από τον ξένο ιδιοκτήτη να δώσει W-8BEN. Μοιραστείτε το παραπάνω απόσπασμα των οδηγιών. Οι περισσότερες ομάδες μισθοδοσίας και λογιστηρίου το δέχονται μόλις δουν τον κανόνα.
Σημαίνει το W-8BEN ότι ο πελάτης θα παρακρατήσει 30%;
Όχι για πληρωμές υπηρεσιών που παρέχετε εκτός ΗΠΑ, οι οποίες έχουν γενικά πηγή εκτός ΗΠΑ. Η παρακράτηση ισχύει κυρίως σε πληρωμές με πηγή τις ΗΠΑ, όπως royalties, τόκοι ή ενοίκια, και μια συνθήκη μπορεί να τη μειώσει.
Χρειάζομαι ITIN για να συμπληρώσω ένα W-8BEN;
Συνήθως όχι. Το ITIN χρειάζεται στο W-8BEN κυρίως όταν διεκδικείτε οφέλη συνθήκης, και στο W-8ECI. Ο οδηγός μας για το ITIN εξηγεί πότε το χρειάζεστε.
Πόσο ισχύει ένα W-8BEN;
Γενικά έως το τέλος του τρίτου ημερολογιακού έτους μετά την υπογραφή του, εκτός αν αλλάξει νωρίτερα η κατάστασή σας. Δώστε νέο στον πληρωτή αν αλλάξετε χώρα ή αλλάξουν τα στοιχεία σας.
Πηγαίνουν οι πληρωμές από πελάτες στο έντυπο 5472;
Όχι. Το έντυπο 5472 αναφέρει συναλλαγές ανάμεσα στην LLC και τον ξένο ιδιοκτήτη της και άλλα συνδεδεμένα μέρη, όχι πληρωμές από ασυσχέτιστους πελάτες. Δείτε τις συναλλαγές με συνδεδεμένα μέρη.
Το πλάνο Λογιστικής καταγράφει κάθε πληρωμή πελάτη, εισφορά και ανάληψη του ιδιοκτήτη, ώστε τα στοιχεία για τα έντυπά σας και για το ετήσιο έντυπο 5472 να προέρχονται από ένα ενιαίο σύνολο βιβλίων. Η ομοσπονδιακή υποβολή είναι ξεχωριστή υπηρεσία, ή περιλαμβάνεται στο Full Compliance. Αν ένας πελάτης ή μια πλατφόρμα σάς στείλει έντυπο για το οποίο δεν είστε βέβαιοι, ρωτήστε μας ποιο ταιριάζει στην εταιρεία σας.
