La première facture à un client américain s’accompagne souvent d’une demande : « Pouvez-vous nous envoyer votre W-9 ? » Votre LLC est une société américaine avec un EIN américain, un W-9 semble donc logique. Pour une LLC à membre unique détenue par quelqu’un qui vit hors des États-Unis, ce n’est généralement pas le bon formulaire. Ce guide explique la règle de l’IRS, quel formulaire correspond à quel propriétaire, et comment le remplir pour que le client ne retienne pas d’impôt par erreur.
La réponse courte
| Qui détient la LLC à membre unique | Formulaire que le propriétaire remet au payeur américain |
|---|---|
| Un particulier non américain (vous) | Form W-8BEN, à votre propre nom |
| Une société étrangère | Form W-8BEN-E, au nom de la société |
| L’un ou l’autre, si le revenu est de l’ECI | Form W-8ECI |
| Une personne américaine | Form W-9, remis par le propriétaire américain |
| LLC à plusieurs membres (partnership) | La LLC elle-même ; une partnership américaine remet un W-9 |
ECI désigne l’effectively connected income : le bénéfice d’une US trade or business. La plupart des fondateurs qui font le travail depuis l’extérieur des États-Unis n’en ont pas.
Pourquoi c’est le propriétaire, et non la LLC, qui signe le formulaire
Une LLC à membre unique est une disregarded entity pour l’impôt américain, sauf si elle opte pour le régime des sociétés. Les règles de retenue à la source suivent ce principe : l’IRS regarde à travers la LLC, jusqu’à son propriétaire.
L’IRS le dit directement. Les instructions du Form W-8BEN indiquent que le propriétaire d’une disregarded entity (y compris un particulier), et non l’entité elle-même, doit remettre le Form W-8BEN approprié. Les instructions du W-8BEN-E précisent que, pour une disregarded entity avec un seul propriétaire, ce propriétaire unique, s’il est une personne étrangère, doit fournir le Form W-8BEN ou le Form W-8BEN-E (selon le cas), et que s’il est une personne américaine, un Form W-9 doit être fourni. (IRS, Instructions for Form W-8BEN et Instructions for Form W-8BEN-E, vérifié en octobre 2026.)
Un W-9 signé au nom de la LLC indique donc au client qu’une personne américaine reçoit le revenu. Pour une LLC transparente détenue par un étranger, ce n’est pas exact.
Ce que le formulaire change pour le client
Une société américaine qui paie une personne étrangère peut devoir retenir l’impôt américain, généralement 30 %, sur certains revenus de source américaine : redevances, intérêts, loyers et paiements similaires. Le formulaire W-8 indique au payeur qui est le vrai bénéficiaire, si une retenue s’applique, et si une convention fiscale réduit le taux.
Pour les services, le point clé est l’endroit où vous faites le travail. La rémunération de services que vous exécutez hors des États-Unis est généralement un revenu de source étrangère, il n’y a donc en général pas de retenue américaine dessus. Un W-8BEN qui montre que vous êtes une personne étrangère documente exactement cela. Le client dépose aussi un Form 1042-S, au lieu d’un Form 1099, pour certains paiements à des personnes étrangères.
Comment remplir le Form W-8BEN en tant que propriétaire de LLC
Utilisez vos propres informations, en tant que propriétaire particulier :
- Ligne 1, nom : votre nom complet comme sur votre passeport.
- Ligne 2, pays de citoyenneté.
- Ligne 3, adresse de résidence permanente : votre adresse personnelle à l’étranger. Pas une adresse postale américaine, ni une boîte postale.
- Ligne 4, adresse postale : seulement si elle est différente.
- Ligne 5, numéro d’identification fiscale américain : votre SSN ou ITIN si vous en avez un. Laissez vide si vous n’en avez pas et ne demandez pas un avantage conventionnel qui l’exige.
- Ligne 6a, numéro d’identification fiscale étranger : votre numéro fiscal dans votre pays de résidence.
- Lignes 9 et 10, demande de convention : seulement si vous demandez un taux réduit en vertu d’une convention fiscale, par exemple sur les redevances.
- Signez et datez dans la Partie III.
Les systèmes de nombreux clients demandent aussi le nom et l’EIN de la LLC. Vous pouvez les donner dans une note d’accompagnement ou dans le formulaire d’intégration du client, et facturer au nom de la LLC. Gardez le W-8BEN lui-même à votre nom, comme l’exigent les instructions.
Quand le W-8BEN-E s’applique à la place
Si une société étrangère détient votre LLC, la société étrangère est le propriétaire au regard de la retenue à la source. Elle remet un Form W-8BEN-E avec son propre nom, son pays et son statut au titre du chapitre 4. La Partie II du W-8BEN-E prévoit un endroit pour nommer une disregarded entity qui reçoit le paiement, utilisé surtout dans des cas bancaires précis. Notre guide sur les sociétés étrangères propriétaires d’une LLC américaine explique cette structure.
Quand le W-8ECI s’applique
Si les paiements sont effectivement liés à une US trade or business, par exemple parce que vous faites le travail en étant aux États-Unis, le propriétaire remet le Form W-8ECI. Ce formulaire exige un numéro d’identification fiscale américain, généralement un SSN ou un ITIN pour un particulier. Il indique au payeur de ne pas retenir d’impôt, car vous déclarerez le revenu sur le Form 1040-NR. Consultez les impôts d’une LLC détenue par un étranger pour savoir comment trancher.
Quand un W-9 est le bon formulaire
- La LLC a un propriétaire américain : le propriétaire américain remet un W-9.
- La LLC a opté pour l’imposition comme une société (Form 8832) : elle est alors une société américaine sur le plan fiscal et remet un W-9 à son propre nom, avec son EIN.
- La LLC a deux membres ou plus et est une partnership : une partnership américaine remet un W-9 à son propre nom.
Plateformes et places de marché
Upwork, Amazon, les boutiques d’applications et les prestataires de paiement mènent leurs propres entretiens fiscaux. Les questions sont les mêmes au fond : qui détient la société, est-elle transparente, où le propriétaire est-il résident, et où le travail est-il fait. Répondez-y toujours de la même façon, et gardez une copie de ce que vous avez soumis.
FAQ
Mon client insiste pour un W-9. Que faire ?
Expliquez que la LLC est une disregarded entity avec un propriétaire étranger, et que les instructions de l’IRS demandent au propriétaire étranger de fournir un W-8BEN. Partagez la citation des instructions ci-dessus. La plupart des équipes de paie et de comptabilité l’acceptent dès qu’elles voient la règle.
Remettre un W-8BEN signifie-t-il que le client retiendra 30 % ?
Pas pour les paiements de services que vous exécutez hors des États-Unis, qui sont généralement de source étrangère. La retenue s’applique surtout aux paiements de source américaine comme les redevances, les intérêts ou les loyers, et une convention peut la réduire.
Ai-je besoin d’un ITIN pour remplir un W-8BEN ?
Pas en général. Un ITIN est nécessaire sur un W-8BEN surtout quand vous demandez des avantages conventionnels, et sur un W-8ECI. Notre guide de l’ITIN explique quand vous en avez besoin.
Combien de temps un W-8BEN est-il valable ?
En général jusqu’à la fin de la troisième année civile suivant sa signature, sauf si votre situation change avant. Remettez-en un nouveau au payeur si vous changez de pays ou si vos informations changent.
Les paiements des clients figurent-ils sur le Form 5472 ?
Non. Le Form 5472 déclare les transactions entre la LLC et son propriétaire étranger et les autres parties liées, pas les paiements de clients non liés. Voir les transactions entre parties liées.
Notre formule Accounting enregistre chaque paiement client, apport du propriétaire et retrait, de sorte que les chiffres de vos formulaires et de votre Form 5472 annuel proviennent d’une seule comptabilité. Le dépôt fédéral est un service distinct, ou inclus dans Full Compliance. Si un client ou une plateforme vous envoie un formulaire dont vous n’êtes pas sûr, demandez-nous lequel convient à votre société.
