Die erste Rechnung an einen US-Kunden kommt oft mit einer Bitte zurück: „Bitte schicken Sie uns Ihr W-9.“ Ihre LLC ist ein US-Unternehmen mit einer US-EIN, ein W-9 klingt also richtig. Für eine Single-Member-LLC im Besitz einer Person, die außerhalb der USA lebt, ist es das meist nicht. Dieser Leitfaden erklärt die Regel des IRS, welches Formular zu welchem Inhaber passt und wie Sie es ausfüllen, damit der Kunde nicht versehentlich Steuer einbehält.
Die kurze Antwort
| Wem die Single-Member-LLC gehört | Formular, das der Inhaber dem US-Zahler gibt |
|---|---|
| Einer Privatperson ohne US-Bezug (Ihnen) | Formular W-8BEN, auf Ihren eigenen Namen |
| Einem ausländischen Unternehmen | Formular W-8BEN-E, auf den Namen des Unternehmens |
| Beides, wenn das Einkommen ECI ist | Formular W-8ECI |
| Einer US-Person | Formular W-9, vom US-Inhaber |
| Multi-Member-LLC (Personengesellschaft) | Die LLC selbst; eine inländische Personengesellschaft gibt ein W-9 |
ECI bedeutet effectively connected income: Gewinn aus einem US trade or business. Die meisten Gründer, die die Arbeit von außerhalb der USA erledigen, haben keines.
Warum der Inhaber das Formular unterschreibt, nicht die LLC
Eine Single-Member-LLC ist für die US-Steuer eine Disregarded Entity, es sei denn, sie wählt die Behandlung als Kapitalgesellschaft. Die Quellensteuerregeln folgen dem: Der IRS blickt durch die LLC hindurch auf ihren Inhaber.
Der IRS sagt es direkt. In der Anleitung zum Formular W-8BEN heißt es: „The owner of a disregarded entity (including an individual), rather than the disregarded entity itself, must submit the appropriate Form W-8BEN.“ Also: Der Inhaber einer Disregarded Entity (auch eine Privatperson), nicht die Disregarded Entity selbst, muss das passende Formular W-8BEN einreichen. Die Anleitung zum W-8BEN-E sagt für eine Disregarded Entity mit einem einzigen Inhaber, dass dieser einzige Inhaber, wenn er eine ausländische Person ist, das Formular W-8BEN oder W-8BEN-E (je nachdem) vorlegen soll. Ist der einzige Inhaber eine US-Person, ist ein Formular W-9 vorzulegen. (IRS, Instructions for Form W-8BEN und Instructions for Form W-8BEN-E, geprüft im Oktober 2026.)
Ein W-9, das auf den Namen der LLC unterschrieben wird, sagt dem Kunden also, dass eine US-Person das Einkommen erhält. Bei einer Disregarded LLC in ausländischem Besitz stimmt das nicht.
Was das Formular für den Kunden ändert
Ein US-Unternehmen, das eine ausländische Person bezahlt, muss auf bestimmte US-Einkünfte möglicherweise US-Steuer einbehalten, meist 30 %: Lizenzgebühren, Zinsen, Mieten und ähnliche Zahlungen. Das Formular W-8 sagt dem Zahler, wer der tatsächliche Empfänger ist, ob eine Einbehaltung gilt und ob ein Abkommen den Satz senkt.
Bei Dienstleistungen ist der entscheidende Punkt, wo Sie die Arbeit erledigen. Die Bezahlung für Dienstleistungen, die Sie außerhalb der USA erbringen, ist im Allgemeinen ausländisches Einkommen, daher gibt es darauf meist keine US-Einbehaltung. Ein W-8BEN, das zeigt, dass Sie eine ausländische Person sind, dokumentiert genau das. Der Kunde reicht für manche Zahlungen an ausländische Personen außerdem ein Formular 1042-S statt eines Formulars 1099 ein.
So füllen Sie das Formular W-8BEN als LLC-Inhaber aus
Verwenden Sie Ihre eigenen Angaben, als Inhaber und Privatperson:
- Zeile 1, Name: Ihr vollständiger Name wie im Reisepass.
- Zeile 2, Land der Staatsangehörigkeit.
- Zeile 3, Adresse des ständigen Wohnsitzes: Ihre Wohnadresse im Ausland. Keine US-Postadresse und kein Postfach.
- Zeile 4, Postadresse: nur, wenn abweichend.
- Zeile 5, US-Steuernummer: Ihre SSN oder ITIN, falls Sie eine haben. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine haben und keinen Abkommensvorteil beanspruchen, der sie verlangt.
- Zeile 6a, ausländische Steuernummer: Ihre Steuernummer in Ihrem Wohnsitzland.
- Zeile 9 und 10, Abkommensanspruch: nur, wenn Sie nach einem Steuerabkommen einen ermäßigten Satz beanspruchen, zum Beispiel auf Lizenzgebühren.
- Unterschreiben und datieren Sie in Teil III.
Viele Systeme der Kunden fragen auch nach dem Namen und der EIN der LLC. Sie können diese in einem Begleitschreiben oder im Onboarding-Formular des Kunden angeben und Ihre Rechnung auf den Namen der LLC ausstellen. Lassen Sie das W-8BEN selbst auf Ihren Namen lauten, wie die Anleitung es verlangt.
Wann stattdessen das W-8BEN-E gilt
Gehört Ihre LLC einem ausländischen Unternehmen, ist dieses für die Quellensteuer der Inhaber. Es gibt ein Formular W-8BEN-E mit eigenem Namen, Land und Chapter-4-Status ab. Teil II des W-8BEN-E hat eine Stelle, um eine Disregarded Entity zu nennen, die die Zahlung erhält; sie wird hauptsächlich in bestimmten Bankfällen genutzt. Unser Leitfaden zu ausländischen Kapitalgesellschaften als Inhaber einer US-LLC erklärt diese Struktur.
Wann das W-8ECI gilt
Sind die Zahlungen mit einem US trade or business effectively connected, zum Beispiel weil Sie die Arbeit während eines Aufenthalts in den USA erledigen, gibt der Inhaber das Formular W-8ECI ab. Dieses Formular verlangt eine US-Steuernummer, bei einer Privatperson in der Regel eine SSN oder ITIN. Es sagt dem Zahler, dass er nichts einbehalten soll, weil Sie das Einkommen im Formular 1040-NR melden. In Steuern einer LLC in ausländischem Besitz lesen Sie, wie Sie das unterscheiden.
Wann ein W-9 richtig ist
- Die LLC hat einen US-Inhaber: Der US-Inhaber gibt ein W-9 ab.
- Die LLC hat gewählt, als Kapitalgesellschaft besteuert zu werden (Formular 8832): Sie ist dann steuerlich eine US-Kapitalgesellschaft und gibt ein W-9 auf ihren eigenen Namen mit ihrer EIN ab.
- Die LLC hat zwei oder mehr Members und ist eine Personengesellschaft: Eine US-Personengesellschaft gibt ein W-9 auf ihren eigenen Namen ab.
Plattformen und Marktplätze
Upwork, Amazon, App-Stores und Zahlungsabwickler führen eigene Steuerabfragen durch. Die Fragen sind im Kern dieselben: Wem gehört das Unternehmen, ist es eine Disregarded Entity, wo ist der Inhaber ansässig, und wo wird die Arbeit erledigt. Beantworten Sie sie jedes Mal gleich und bewahren Sie eine Kopie dessen auf, was Sie eingereicht haben.
FAQ
Mein Kunde besteht auf einem W-9. Was tue ich?
Erklären Sie, dass die LLC eine Disregarded Entity mit einem ausländischen Inhaber ist und dass die Anleitung des IRS den ausländischen Inhaber bittet, ein W-8BEN vorzulegen. Teilen Sie das Zitat oben. Die meisten Lohn- und Buchhaltungsteams akzeptieren es, sobald sie die Regel sehen.
Bedeutet ein W-8BEN, dass der Kunde 30 % einbehält?
Nicht bei Zahlungen für Dienstleistungen, die Sie außerhalb der USA erbringen, denn sie sind im Allgemeinen ausländisches Einkommen. Eine Einbehaltung gilt hauptsächlich für US-Zahlungen wie Lizenzgebühren, Zinsen oder Mieten, und ein Abkommen kann sie senken.
Brauche ich eine ITIN, um ein W-8BEN auszufüllen?
Meist nicht. Eine ITIN wird beim W-8BEN hauptsächlich gebraucht, wenn Sie Abkommensvorteile beanspruchen, und beim W-8ECI. Unser ITIN-Leitfaden erklärt, wann Sie eine brauchen.
Wie lange ist ein W-8BEN gültig?
Im Allgemeinen bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach der Unterschrift, es sei denn, Ihre Situation ändert sich vorher. Geben Sie dem Zahler ein neues, wenn Sie das Land wechseln oder sich Ihre Angaben ändern.
Erscheinen Zahlungen von Kunden im Formular 5472?
Nein. Das Formular 5472 meldet Transaktionen zwischen der LLC und ihrem ausländischen Inhaber und anderen nahestehenden Personen, nicht Zahlungen von unabhängigen Kunden. Siehe Transaktionen mit nahestehenden Personen.
Unser Tarif Accounting hält jede Kundenzahlung, jede Einlage und jede Entnahme des Inhabers fest, damit die Zahlen für Ihre Formulare und Ihr jährliches Formular 5472 aus einem einzigen Satz Bücher stammen. Die Bundesmeldung ist ein eigener Service oder in Full Compliance enthalten. Schickt Ihnen ein Kunde oder eine Plattform ein Formular, bei dem Sie unsicher sind, fragen Sie uns, welches zu Ihrem Unternehmen passt.
