Wenn Sie ein US-Unternehmen führen und keine Social Security Number haben, müssen Sie sich früher oder später vielleicht mit einer ITIN befassen — aber nicht immer so früh, wie Sie erwarten. Es ist die neunstellige Nummer, mit der Sie eine persönliche US-Steuererklärung abgeben und Abkommensvorteile geltend machen können, ohne je SSN-berechtigt sein zu müssen. Dieser Leitfaden erklärt, was eine ITIN eigentlich ist, wer sie tatsächlich braucht (und wer nicht), wie der Antrag mit dem Formular W-7 funktioniert und was Sie danach erwartet.
Eine ITIN ist eine bundesweite Steuer-ID für Personen, die US-Steuern erklären müssen, aber keine Social Security Number erhalten können. Sie gewährt weder eine Arbeitserlaubnis noch einen Aufenthaltsstatus — sie ist ausschließlich eine Nummer für die Steuerverarbeitung. Sie brauchen keine, um eine US-LLC zu gründen oder eine EIN zu erhalten — sie kommt erst ins Spiel, wenn Sie eine persönliche US-Steuererklärung abgeben müssen.
Was ist eine ITIN?
Eine Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ist eine neunstellige Nummer, die der IRS an Personen vergibt, die eine US-Steuerpflicht haben, aber keine Social Security Number erhalten können. Sie ist immer wie eine SSN formatiert und beginnt immer mit einer 9: 9XX-XX-XXXX. Der IRS hat die ITIN 1996 genau dafür geschaffen — eine US-Steuererklärung sollte nicht vom Aufenthaltsstatus abhängen.
Die zuletzt veröffentlichten IRS-Zahlen aus dem Jahr 2022 nennen rund 3,8 Millionen eingereichte ITIN-Erklärungen mit 14,4 Milliarden $ zu versteuerndem Einkommen und etwa 6,5 Milliarden $ Beitrag zu Social Security und Medicare — Programmen, die ITIN-Inhaber mitfinanzieren, aus denen sie aber keine Leistungen beziehen können. Die Bearbeitung eines neuen Antrags dauert in der Regel 7–11 Wochen. Quelle: IRS, Individual Taxpayer Identification Number — geprüft im September 2026.
Eine ITIN gilt nur für Zwecke der Bundessteuer. Sie bietet keine Arbeitserlaubnis, keinen Aufenthaltsstatus und keinen Anspruch auf Leistungen der Social Security oder den Earned Income Tax Credit.
ITIN, SSN und EIN im Vergleich
Diese drei Nummern werden ständig verwechselt. Auf diesen Unterschied kommt es an:
| Merkmal | ITIN | SSN | EIN |
|---|---|---|---|
| Vergeben an | Personen ohne SSN-Berechtigung | Staatsbürger, Aufenthaltsberechtigte, berechtigte Visuminhaber | Unternehmen |
| Zweck | Bundessteuern erklären | Beschäftigung und Leistungen | Identifikation des Unternehmens |
| Beginnt mit | 9 | Beliebige Ziffer | Unterschiedlich |
| Arbeitserlaubnis | Nein | Ja, wenn berechtigt | Nicht zutreffend |
| Antrag | Formular W-7 | Social Security Administration | Formular SS-4 |
Jedes US-Unternehmen braucht eine EIN, unabhängig davon, ob sein Inhaber eine ITIN, eine SSN oder keines von beiden hat — siehe So erhalten Sie eine EIN ohne SSN oder ITIN. Für die Gründung einer LLC und den Erhalt ihrer EIN ist nie eine ITIN erforderlich. Beide Nummern dienen unterschiedlichen Zwecken: Die EIN identifiziert Ihr Unternehmen, während eine ITIN (falls Sie je eine brauchen) Ihnen erlaubt, persönlich eine US-Steuererklärung abzugeben.
Wer wirklich eine ITIN braucht
Sie brauchen eine, wenn Sie einen bundessteuerlichen Zweck haben und keine SSN erhalten können. Das umfasst einige häufige Fälle:
- Sie sind Nonresident Alien (nicht ansässiger Ausländer) und reichen eine persönliche US-Steuererklärung ein.
- Sie machen einen Steuerabkommensvorteil geltend.
- Sie sind Unterhaltsberechtigter oder Ehepartner eines US-Staatsbürgers oder Aufenthaltsberechtigten und müssen in einer Erklärung aufgeführt werden.
- Sie sind ausländischer Unternehmensinhaber mit Einkünften aus US-Quellen, die eine persönliche Erklärung erfordern (wann das bei einer LLC in ausländischem Besitz gilt, lesen Sie in unserem Steuerleitfaden für kleine Unternehmen).
Sie brauchen keine, wenn Sie US-Staatsbürger sind, eine Green Card haben, ein Arbeitsvisum besitzen, das Sie SSN-berechtigt macht, bereits eine SSN haben oder gar keine persönliche US-Erklärung abgeben müssen. Letzteres ist häufig: Der Besitz einer Single-Member-LLC in ausländischem Besitz erzeugt nur eine Formular-5472-Einreichung auf Unternehmensebene, die keine ITIN erfordert — Sie brauchen sie nur, wenn die Einkünfte Ihrer LLC mit einer US-Geschäftstätigkeit (US trade or business) in Verbindung stehen und Sie das Formular 1040-NR einreichen müssen.
Was als „bundessteuerlicher Zweck“ zählt
In der Praxis heißt das, dass einer von wenigen Punkten auf Sie zutrifft: Sie sind rechtlich verpflichtet, eine Bundeserklärung einzureichen, Sie wollen eine Erstattung oder einen Abkommensvorteil geltend machen, oder eine Bundeseinreichung, die Sie vornehmen, verlangt persönlich eine Steuer-ID von Ihnen. Wenn nichts davon zutrifft, müssen Sie noch keine beantragen.
Der Antrag: Formular W-7, Unterlagen und eine Steuererklärung
Ein ITIN-Antrag besteht aus drei Teilen: dem Formular W-7, Identitätsnachweisen und — in den meisten Fällen — der US-Steuererklärung, für die Sie die ITIN beantragen, im selben Paket.
Die Unterlagen, die Sie brauchen
Ein gültiger Reisepass ist das einzige Dokument, das allein genügt, da es Identität und ausländischen Status in einem Dokument belegt. Ohne Reisepass brauchen Sie stattdessen zwei andere Dokumente — einen nationalen Personalausweis, einen US-amerikanischen oder ausländischen Führerschein, einen USCIS-Lichtbildausweis, ein US-Visum oder (für Unterhaltsberechtigte) eine Geburtsurkunde, medizinische oder schulische Unterlagen. Mindestens ein Dokument braucht ein Foto, alles muss aktuell sein, und Kopien brauchen einen amtlichen Beglaubigungsstempel der ausstellenden Behörde.
Wenn Sie Originaldokumente per Post an den IRS senden, erwarten Sie sie innerhalb von 60 Tagen zurück. Ein Certifying Acceptance Agent vermeidet das völlig — er beglaubigt Ihre Dokumente persönlich und gibt sie sofort zurück.
Vier Wege, Ihren Antrag einzureichen
- Per Post — kostenlos und direkt an das IRS-Servicecenter in Austin, aber der langsamste Weg, mit 60 Tagen Wartezeit auf Ihre Originale und echtem Risiko, wenn etwas auf dem Transportweg verloren geht.
- Über einen Certifying Acceptance Agent (CAA) — ein vom IRS autorisierter Agent, der Ihre Originaldokumente vor Ort prüft und sofort zurückgibt, sodass nichts je Ihren Besitz verlässt. Lohnt sich, wenn Sie Ihren Reisepass nicht per Post senden möchten.
- In einem IRS Taxpayer Assistance Center — kostenlos, aber Termine liegen Wochen in der Zukunft, Standorte sind begrenzt, und TACs können schulische oder medizinische Unterlagen nicht beglaubigen.
- An einem VITA-Standort — kostenlose ITIN-Hilfe samt Steuervorbereitung, jedoch sehr begrenzt verfügbar, nur in den USA und oft einkommensbeschränkt.
Wir reichen ITIN-Anträge nicht im Namen von Kunden ein, können Sie aber auf die eigenen Hinweise des IRS und ihre Liste autorisierter Certifying Acceptance Agents verweisen, damit Sie den passenden Weg wählen. Wenn wir Ihre Bundessteuererklärung erstellen und Sie dafür eine ITIN brauchen, zeigen wir Ihnen genau, was das Formular W-7 und seine Nachweise verlangen.
Wie lange es dauert und was der IRS zurücksendet
Die Standardbearbeitung dauert etwa 7 Wochen; rechnen Sie mit 9–11 Wochen, wenn Sie in der Steuersaison (Januar–April) oder von außerhalb der USA beantragen. Unterwegs meldet sich womöglich der IRS direkt bei Ihnen:
| Schreiben | Bedeutung | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| CP565 | ITIN vergeben | Nichts — für Ihre Unterlagen aufbewahren |
| CP566 | Weitere Angaben nötig | Mit den angeforderten Unterlagen antworten |
| CP567 | Antrag abgelehnt | Mit Korrekturen erneut einreichen |
Steuervorteile, die eine ITIN freischaltet — und was nicht
Eine ITIN hat echte Grenzen, eröffnet aber auch mehrere Vorteile: gemeinsame Veranlagung mit einem Ehepartner, der US-Staatsbürger oder Aufenthaltsberechtigter ist, den Status Head of Household, den American Opportunity Tax Credit, den Premium Tax Credit und den Credit for Other Dependents.
Sie verschafft Ihnen keine Leistungen der Social Security (auch nicht für geleistete Beiträge), keinen Earned Income Tax Credit und keinen Child Tax Credit — eine Aktualisierung des Bundessteuerrechts von 2025 hat die Anforderung dauerhaft gemacht, dass ein berechtigtes Kind eine Social Security Number haben muss, sodass Unterhaltsberechtigte nur mit ITIN weiterhin nicht für den CTC infrage kommen. Das ist jetzt eine dauerhafte Regel, keine vorübergehende, die ausläuft.
ITINs laufen ab — wann und wie Sie sie erneuern
ITINs sind nicht dauerhaft. Ihre läuft unter einer von zwei Bedingungen ab:
- Drei Jahre Nichtnutzung — wenn sie drei aufeinanderfolgende Jahre in keiner Bundeserklärung vorkam, läuft sie am 31. Dezember des dritten Jahres ab.
- Ablauf nach mittleren Ziffern — ITINs mit den mittleren Ziffern 70–88 oder 90–92 und 94–99, die vor 2013 vergeben wurden, sind bereits abgelaufen.
Eine Einreichung mit abgelaufener ITIN verhindert nicht, dass Ihre Erklärung angenommen wird, doch der IRS hält Ihre Erstattung und alle Credits zurück, die Ihnen sonst zustünden, bis Sie erneuern — was echte Verzögerungen bedeuten kann, wenn Sie auf die Erstattung angewiesen sind.
Die Erneuerung funktioniert genau wie der Antrag auf eine neue ITIN: Füllen Sie das Formular W-7 aus, kreuzen Sie das Feld „renew“ an, tragen Sie Ihre abgelaufene ITIN ein und fügen Sie die Erklärung des laufenden Jahres sowie aktuelle Identitätsnachweise bei.
Beginnen Sie die Erneuerung mindestens 45 Tage, bevor Sie einreichen. Und wenn Ihre ITIN nur auf Informationsmeldungen wie dem Formular 1099 vorkommt, müssen Sie sie nicht erneuern, solange Sie nicht tatsächlich eine Steuererklärung abgeben.
Ihre ITIN im Geschäftsleben nutzen
Die Anforderungen der Banken unterscheiden sich je nach Anbieter — manche Banken verlangen vor der Eröffnung eines Geschäftskontos eine SSN oder ITIN, andere akzeptieren alternative Unterlagen, und die Richtlinien können je nach Filiale oder danach variieren, ob das Konto persönlich oder online eröffnet wird. Fragen Sie am besten direkt bei der Bank nach, die Sie in Betracht ziehen, statt anzunehmen, dass Sie zuerst eine ITIN brauchen. Verlangt eine Bank eine, beseitigt eine bereitliegende ITIN diesen Engpass direkt nach der Gründung Ihrer LLC, neben Ihrer Buchhaltung.
Wenn Ihr Unternehmen eine Foreign Reporting Company ist — nach dem Recht eines anderen Landes gegründet und in den USA zur Geschäftstätigkeit registriert —, hat es außerdem eine gesonderte Pflicht: die Einreichung von Beneficial Ownership Information bei der FinCEN. Bestehende Foreign Reporting Companies mussten bis zum 25. April 2025 einreichen; neue Registrierungen haben 30 Tage ab ihrer Registrierungsbestätigung. In den USA gegründete Unternehmen und US-Personen sind derzeit von der BOI-Meldung vollständig befreit, das gilt also vor allem, wenn der Gesellschafter Ihrer LLC selbst ein ausländisches Unternehmen ist.
Was eine ITIN teilt — und was nicht
Section 6103 des Steuergesetzes schützt Ihre ITIN-Angaben vor routinemäßiger Weitergabe an andere Behörden für nichtsteuerliche Zwecke — der IRS hat die ITIN gezielt als Steuerwerkzeug geschaffen, nicht als Vollzugsinstrument. Die Regeln zum Datenaustausch zwischen Bundesbehörden ändern sich im Lauf der Zeit und waren in den letzten Jahren Gegenstand rechtlicher Anfechtungen; wenn dies für Ihre Situation ein aktuelles Anliegen ist, prüfen Sie die aktuellen IRS-Hinweise oder sprechen Sie mit einem Einwanderungsanwalt, statt sich auf eine einzelne Zusammenfassung zu verlassen. Für die große Mehrheit der ITIN-Inhaber bleibt die ITIN, wofür sie gebaut wurde: ein Weg, einer Steuerpflicht nachzukommen.
Von der ITIN zur SSN
Wenn Sie später SSN-berechtigt werden — etwa durch eine Green Card oder ein Arbeitsvisum —, verwenden Sie Ihre ITIN nicht mehr und informieren Sie den IRS, damit Ihre Unterlagen unter der neuen Nummer zusammengeführt werden. Senden Sie dem IRS per Post Ihren Namen, Ihre Adresse, Ihre ITIN, eine Kopie Ihres CP565-Schreibens und eine Kopie Ihrer neuen Social-Security-Karte; der IRS erklärt die ITIN für ungültig und überträgt Ihre Steuerhistorie auf die SSN. Wer diesen Schritt auslässt, riskiert, dass ihm Lohn und Einbehalte nicht gutgeschrieben werden, die bereits erfasst sein sollten.
Eine kurze Checkliste für Gründer
- Klären Sie zuerst, ob Sie überhaupt einen bundessteuerlichen Zweck haben — für die Gründung einer LLC oder eine EIN ist keine ITIN nötig.
- Ein gültiger Reisepass ist der schnellste Weg, falls Sie doch eine brauchen — er ist das einzige Dokument, das allein genügt.
- Beantragen oder erneuern Sie mindestens 45 Tage, bevor Sie einreichen müssen.
- Erwägen Sie einen Certifying Acceptance Agent, wenn Sie Ihren Reisepass nicht per Post senden möchten.
- Behalten Sie den Ablauf Ihrer ITIN im Blick: drei Jahre Nichtnutzung oder ein bereits abgelaufener Bereich der mittleren Ziffern.
- Informieren Sie den IRS, sobald Sie SSN-berechtigt werden.
Nichts davon muss verwirrend sein. Wenn wir Ihre Bundessteuererklärung erstellen und sich zeigt, dass eine ITIN Teil Ihrer Einreichung ist, zeigen wir Ihnen genau, was nötig ist, und verweisen Sie auf das W-7-Verfahren des IRS und ihre Liste der Certifying Acceptance Agents — bei allem Komplexeren sprechen Sie uns an, und wir helfen Ihnen, den richtigen Weg zu finden.
