Yurt dışında yaşayan işletme sahipleri için ITIN: nedir ve nasıl başvurulur?

ABD’de bir işletme yürütüyorsanız ve Social Security Number’ınız (SSN) yoksa, er ya da geç bir ITIN’i düşünmeniz gerekebilir; ama her zaman sandığınız kadar erken değil. ITIN, kişisel bir ABD vergi beyannamesi vermenizi ve anlaşma (treaty) avantajlarından yararlanmanızı sağlayan, SSN almaya hak kazanmanızı hiç gerektirmeyen dokuz haneli bir numaradır. Bu rehber ITIN’in gerçekte ne olduğunu, kimlerin gerçekten ihtiyaç duyduğunu (ve kimlerin duymadığını), Form W-7 başvurusunun nasıl işlediğini ve ITIN’i aldıktan sonra neler beklemeniz gerektiğini anlatır.

ITIN nedir?

Individual Taxpayer Identification Number (ITIN), ABD vergi yükümlülüğü olan ancak Social Security Number almaya uygun olmayan kişilere IRS’in verdiği dokuz haneli bir numaradır. Biçimi her zaman SSN gibidir ve her zaman 9 ile başlar: 9XX-XX-XXXX. IRS, ITIN’i 1996’da tam olarak bu nedenle oluşturdu: ABD’de vergi beyannamesi vermek göçmenlik statüsüne bağlı olmamalıdır.

ITIN, SSN ve EIN farkı

Bu üç numara sürekli birbirine karıştırılır. Önemli olan fark şu:

Her ABD işletmesinin, sahibinin ITIN’i, SSN’si olsun ya da ikisi de olmasın, bir EIN’e ihtiyacı vardır; bkz. SSN veya ITIN olmadan EIN nasıl alınır. LLC kurmak ve EIN’ini almak hiçbir zaman ITIN gerektirmez. İki numara farklı amaçlara hizmet eder: EIN işletmenizi tanımlar, ITIN ise (ihtiyaç duyarsanız) kişisel bir ABD vergi beyannamesi vermenizi sağlar.

ITIN’e gerçekte kimler ihtiyaç duyar?

Federal bir vergi amacınız varsa ve SSN almaya hak kazanmıyorsanız ITIN’e ihtiyacınız vardır. Bu, birkaç yaygın durumu kapsar:

• Kişisel ABD vergi beyannamesi veren bir nonresident alien’sanız.
• Bir vergi anlaşması (tax treaty) avantajı talep ediyorsanız.
• Bir beyannamede yer alması gereken, ABD vatandaşı veya mukimi olan kişinin bağımlısı veya eşisiniz.
• Kişisel olarak beyanname vermenizi gerektiren ABD kaynaklı geliri olan yabancı bir işletme sahibisiniz (bunun yabancı sahipli bir LLC için ne zaman geçerli olduğunu küçük işletme vergi rehberimizde bulabilirsiniz).

ABD vatandaşıysanız, green card’ınız varsa, sizi SSN almaya uygun kılan bir çalışma vizeniz varsa, zaten bir SSN’niz varsa veya hiç kişisel ABD beyannamesi vermeniz gerekmiyorsa ITIN’e ihtiyacınız yoktur. Bu son durum yaygındır: yabancı sahipli tek üyeli bir LLC’ye sahip olmak yalnızca şirket düzeyinde bir Form 5472 beyanı doğurur ve bu ITIN gerektirmez. ITIN’e yalnızca LLC’nizin geliri bir ABD ticari faaliyeti veya işletmesiyle etkin biçimde bağlantılıysa ve Form 1040-NR vermeniz gerekiyorsa ihtiyaç duyarsınız.

“Federal vergi amacı” ne anlama gelir?

Uygulamada bu, birkaç durumdan birinin sizin için geçerli olduğu anlamına gelir: federal bir beyanname vermeniz yasal olarak zorunludur, bir iade veya anlaşma avantajı talep etmek istiyorsunuz ya da yaptığınız bir federal beyanname sizden kişisel olarak bir vergi kimlik numarası istiyor. Bunlardan hiçbiri henüz geçerli değilse, henüz başvurmanız gerekmez.

Başvuru: Form W-7, belgeler ve bir vergi beyannamesi

Bir ITIN başvurusu üç parçadan oluşur: Form W-7, destekleyici kimlik belgeleri ve çoğu durumda ITIN’in alındığı amaç olan, aynı pakete eklenen ABD vergi beyannamesi.

İhtiyacınız olacak belgeler

Tek başına geçerli olan tek belge geçerli bir pasaporttur, çünkü hem kimliği hem de yabancı statüyü tek belgede kanıtlar. Pasaportunuz yoksa bunun yerine başka iki belge gerekir: ulusal kimlik kartı, ABD veya yabancı ehliyet, USCIS fotoğraflı kimliği, ABD vizesi veya (bağımlılar için) doğum belgesi, sağlık ya da okul kaydı. Belgelerden en az birinde fotoğraf olmalı, hepsi güncel olmalı ve kopyalar düzenleyen kurumdan resmi bir onay damgası taşımalıdır.

Başvurunuzu göndermenin dört yolu

• Postayla: ücretsiz ve doğrudan IRS Austin servis merkezine gider, ancak en yavaş yoldur; orijinallerin geri gelmesi için 60 gün beklenir ve yolda bir şey kaybolursa gerçek bir risk vardır.
• Certifying Acceptance Agent (CAA) aracılığıyla: orijinal belgelerinizi yerinde doğrulayıp hemen geri veren, IRS tarafından yetkilendirilmiş bir temsilcidir; bu yüzden hiçbir şey elinizden çıkmaz. Pasaportunuzu postayla göndermek istemiyorsanız öncelik vermeye değer.
• IRS Taxpayer Assistance Center’da: ücretsizdir, ancak randevular haftalar sonrasına çıkar, konumlar sınırlıdır ve TAC’ler okul ya da sağlık kayıtlarını doğrulayamaz.
• VITA noktasında: vergi hazırlığıyla birlikte ücretsiz ITIN yardımı; ancak erişim çok sınırlıdır, yalnızca ABD’de geçerlidir ve çoğu zaman gelir sınırı vardır.

Ne kadar sürer ve IRS ne gönderir?

Standart işlem yaklaşık 7 hafta sürer; vergi sezonunda (Ocak-Nisan) veya ABD dışından başvuruyorsanız 9-11 hafta bekleyin. Bu süreçte IRS’ten doğrudan haber alabilirsiniz:

ITIN’in sağladığı vergi avantajları ve sağlamadıkları

ITIN’in gerçek sınırları vardır, ama birkaç avantajın da kapısını açar: ABD vatandaşı veya mukimi eşle ortak beyanname, Head of Household statüsü, American Opportunity Tax Credit, Premium Tax Credit ve Credit for Other Dependents.

Social Security yardımlarını (yaptığınız katkılar için bile), Earned Income Tax Credit’i veya Child Tax Credit’i sağlamaz. Federal vergi yasasındaki 2025 güncellemesi, nitelikli bir çocuğun Social Security Number’a sahip olması şartını kalıcı hâle getirdi; dolayısıyla yalnızca ITIN’i olan bağımlılar hâlâ CTC’ye hak kazanmaz. Bu artık süresi dolacak geçici bir kural değil, kalıcı bir kuraldır.

ITIN’lerin süresi dolar: ne zaman ve nasıl yenilenir?

ITIN’ler kalıcı değildir. Numaranızın süresi iki koşuldan biriyle dolar:

• Üç yıl kullanılmama: üç ardışık yıl boyunca bir federal beyannamede yer almadıysa, üçüncü yılın 31 Aralık’ında sona erer.
• Orta hane kuralı: orta hanesi 70-88 olan ya da 2013’ten önce verilmiş, orta hanesi 90-92 ve 94-99 olan ITIN’lerin süresi zaten dolmuştur.

Süresi dolmuş bir ITIN ile beyanname vermek beyannamenizin kabul edilmesini engellemez, ancak IRS, yenileyene kadar iadenizi ve hak kazanacağınız diğer kredileri bekletir; bu iadeye bağımlıysanız gerçek gecikmeler anlamına gelebilir.

Yenileme, yeni bir ITIN başvurusuyla tamamen aynı şekilde işler: Form W-7’yi doldurun, “renew” kutusunu işaretleyin, süresi dolmuş ITIN’inizi yazın ve güncel kimlik belgelerinizle birlikte o yılın beyannamesini ekleyin.

ITIN’i işletme için kullanmak

Banka gereklilikleri sağlayıcıya göre değişir: bazı bankalar işletme hesabı açmadan önce SSN veya ITIN ister, bazıları alternatif belgeleri kabul eder; politikalar şubeye ya da hesabın yüz yüze mi çevrimiçi mi açıldığına göre de farklılaşabilir. Önce ITIN’e ihtiyacınız olduğunu varsaymak yerine, düşündüğünüz bankaya doğrudan sormaya değer. Bir banka ITIN isterse, onu hazır bulundurmak LLC’nizi kurduktan hemen sonra bu darboğazı ortadan kaldırır; muhasebenizle birlikte.

Şirketiniz bir foreign reporting company (yabancı raporlama şirketi) ise (başka bir ülkenin hukukuna göre kurulmuş ve ABD’de faaliyet göstermek üzere tescil edilmiş şirket), FinCEN’e Beneficial Ownership Information bildirme yönünde ayrı bir yükümlülüğü de vardır. Mevcut yabancı raporlama şirketlerinin 25 Nisan 2025’e kadar bildirimde bulunması gerekiyordu; yeni tescillerin ise tescil bildiriminden itibaren 30 günü vardır. ABD’de kurulan şirketler ve ABD vergi mükellefleri şu an BOI bildiriminden tümüyle muaftır; dolayısıyla bu esas olarak LLC’nizin üyesi kendisi yabancı bir kuruluşsa geçerlidir.

ITIN neyi paylaşır, neyi paylaşmaz?

Vergi Kanunu’nun (Internal Revenue Code) 6103. maddesi, ITIN bilgilerinizi vergi dışı amaçlarla diğer devlet kurumlarıyla rutin olarak paylaşılmaktan korur; IRS, ITIN’i özellikle bir yaptırım aracı değil, bir vergi aracı olarak tasarladı. Federal kurumlar arasındaki veri paylaşımı kuralları zamanla değişir ve son yıllarda hukuki itirazlara konu olmuştur; bu durum sizin için güncel bir kaygıysa, tek bir özete güvenmek yerine güncel IRS kılavuzuna bakmaya veya bir göçmenlik avukatıyla görüşmeye değer. ITIN sahiplerinin büyük çoğunluğu için ITIN, tasarlandığı amaca hizmet etmeyi sürdürür: bir vergi yükümlülüğünü yerine getirmenin yolu.

ITIN’den SSN’ye geçmek

İleride SSN almaya hak kazanırsanız (örneğin bir green card veya çalışma vizesiyle), ITIN’inizi kullanmayı bırakın ve kayıtlarınızın yeni numara altında birleşmesi için IRS’i bilgilendirin. IRS’e adınızı, adresinizi, ITIN’inizi, CP565 bildirim kopyanızı ve yeni Social Security kartınızın kopyasını postayla gönderin; IRS ITIN’i iptal eder ve vergi geçmişinizi SSN’ye aktarır. Bu adımı atlamak, zaten kayıtlarda olması gereken ücret ve stopaj kredilerinin size yazılmamasına neden olabilir.

Girişimciler için kısa bir kontrol listesi

• Önce gerçekten federal bir vergi amacınız olup olmadığını doğrulayın; LLC kurmak veya EIN almak için ITIN gerekmez.
• Gerçekten ihtiyacınız varsa geçerli bir pasaport en hızlı yoldur; tek başına işe yarayan tek belgedir.
• Beyanname vermeniz gereken tarihten en az 45 gün önce başvurun veya yenileyin.
• Pasaportunuzu postayla göndermek istemiyorsanız bir Certifying Acceptance Agent’ı değerlendirin.
• ITIN’inizin sona erme durumunu takip edin: üç yıl kullanılmama veya zaten süresi dolmuş bir orta hane aralığı.
• SSN almaya hak kazandığınız anda IRS’i bilgilendirin.

Bunların hiçbirinin kafa karıştırıcı olması gerekmez. Federal vergi beyannamenizi hazırladığımızda ve ITIN beyannamenizin bir parçası olduğunda, tam olarak neyin gerektiğini size belirtir, sizi IRS’in kendi Form W-7 sürecine ve Certifying Acceptance Agent listesine yönlendiririz; daha karmaşık her konuda bize ulaşın, doğru yolu birlikte bulalım.