Pierwsza faktura dla amerykańskiego klienta często przychodzi z prośbą: „Prosimy o przesłanie formularza W-9”. Twoja LLC to amerykańska spółka z amerykańskim EIN, więc W-9 brzmi właściwie. Dla jednoosobowej LLC należącej do kogoś, kto mieszka poza USA, zwykle jednak nie jest. Ten poradnik wyjaśnia przepis IRS, który formularz pasuje do którego właściciela i jak go wypełnić, by klient nie potrącił podatku przez pomyłkę.
Krótka odpowiedź
| Kto jest właścicielem jednoosobowej LLC | Formularz, który właściciel przekazuje amerykańskiemu płatnikowi |
|---|---|
| Osoba fizyczna spoza USA (Ty) | Form W-8BEN, na Twoje nazwisko |
| Zagraniczna spółka | Form W-8BEN-E, na nazwę spółki |
| Każdy z nich, jeśli dochód to ECI | Form W-8ECI |
| Osoba z USA (US person) | Form W-9, od właściciela z USA |
| Wieloosobowa LLC (spółka osobowa) | Sama LLC; krajowa spółka osobowa przekazuje W-9 |
ECI oznacza effectively connected income: zysk z US trade or business. Większość założycieli wykonujących pracę spoza USA go nie ma.
Dlaczego formularz podpisuje właściciel, a nie LLC
Jednoosobowa LLC jest dla amerykańskich podatków disregarded entity, chyba że wybierze opodatkowanie jak spółka kapitałowa. Przepisy o podatku u źródła idą za tym: IRS patrzy przez LLC na jej właściciela.
IRS mówi to wprost. Instrukcja do Form W-8BEN stwierdza: „The owner of a disregarded entity (including an individual), rather than the disregarded entity itself, must submit the appropriate Form W-8BEN.” Instrukcja do W-8BEN-E mówi, że dla disregarded entity z jednym właścicielem „the single owner, if such owner is a foreign person, should provide Form W-8BEN or Form W-8BEN-E (as appropriate). If the single owner is a U.S. person, a Form W-9 should be provided.” (IRS, Instructions for Form W-8BEN i Instructions for Form W-8BEN-E, sprawdzone w październiku 2026 r.)
Formularz W-9 podpisany na nazwę LLC informuje więc klienta, że dochód otrzymuje osoba z USA. Dla zagranicznej disregarded LLC nie jest to prawda.
Co formularz zmienia dla klienta
Amerykańska firma płacąca osobie zagranicznej może być zobowiązana do potrącenia amerykańskiego podatku, zwykle 30%, od niektórych dochodów ze źródeł w USA: tantiem, odsetek, czynszu i podobnych płatności. Formularz W-8 informuje płatnika, kto jest rzeczywistym odbiorcą, czy potrącenie ma zastosowanie i czy umowa podatkowa obniża stawkę.
W przypadku usług kluczowe jest miejsce wykonania pracy. Zapłata za usługi, które wykonujesz poza USA, jest zasadniczo dochodem ze źródeł zagranicznych, więc zwykle nie ma od niej amerykańskiego potrącenia. W-8BEN pokazujący, że jesteś osobą zagraniczną, dokumentuje właśnie to. Klient składa też przy niektórych płatnościach na rzecz osób zagranicznych Form 1042-S zamiast Form 1099.
Jak wypełnić Form W-8BEN jako właściciel LLC
Użyj własnych danych, jako właściciel będący osobą fizyczną:
- Linia 1, nazwisko: Twoje pełne imię i nazwisko jak w paszporcie.
- Linia 2, kraj obywatelstwa.
- Linia 3, adres stałego zamieszkania: Twój adres domowy za granicą. Nie amerykański adres korespondencyjny i nie P.O. box.
- Linia 4, adres korespondencyjny: tylko jeśli inny.
- Linia 5, amerykański numer podatnika: Twój SSN lub ITIN, jeśli go masz. Zostaw puste, jeśli nie masz i nie powołujesz się na ulgę z umowy, która tego wymaga.
- Linia 6a, zagraniczny numer podatkowy: Twój numer podatkowy w kraju zamieszkania.
- Linie 9 i 10, powołanie się na umowę: tylko jeśli ubiegasz się o obniżoną stawkę z umowy podatkowej, na przykład od tantiem.
- Podpisz i datuj w Part III.
Systemy wielu klientów pytają też o nazwę i EIN LLC. Możesz je podać w notatce przewodniej lub w formularzu wdrożeniowym klienta i wystawiać faktury na nazwę LLC. Sam W-8BEN zachowaj na swoje nazwisko, jak wymagają instrukcje.
Kiedy zamiast tego stosuje się W-8BEN-E
Jeśli Twoją LLC posiada zagraniczna spółka, to ona jest właścicielem dla celów podatku u źródła. Przekazuje Form W-8BEN-E ze swoją nazwą, krajem i statusem według chapter 4. Part II formularza W-8BEN-E ma miejsce na wskazanie disregarded entity otrzymującego płatność, co stosuje się głównie w szczególnych przypadkach bankowych. Nasz poradnik o zagranicznych spółkach posiadających amerykańską LLC wyjaśnia tę strukturę.
Kiedy stosuje się W-8ECI
Jeśli płatności są powiązane z US trade or business, na przykład dlatego, że wykonujesz pracę, będąc w USA, właściciel przekazuje Form W-8ECI. Ten formularz wymaga amerykańskiego numeru identyfikacji podatkowej, dla osoby fizycznej zasadniczo SSN lub ITIN. Informuje płatnika, by nie potrącał podatku, bo dochód wykażesz w Form 1040-NR. Jak to rozpoznać, opisują podatki zagranicznej LLC.
Kiedy W-9 jest właściwy
- LLC ma właściciela z USA: właściciel z USA przekazuje W-9.
- LLC wybrała opodatkowanie jak spółka kapitałowa (Form 8832): jest wtedy dla podatków spółką amerykańską i przekazuje W-9 na własną nazwę, ze swoim EIN.
- LLC ma dwóch lub więcej członków i jest spółką osobową: amerykańska spółka osobowa przekazuje W-9 na własną nazwę.
Platformy i marketplace’y
Upwork, Amazon, sklepy z aplikacjami i operatorzy płatności prowadzą własne wywiady podatkowe. Pytania są w istocie te same: kto jest właścicielem firmy, czy jest disregarded, gdzie mieszka właściciel i gdzie wykonywana jest praca. Odpowiadaj za każdym razem tak samo i zachowuj kopię tego, co przesłałeś.
FAQ
Mój klient nalega na W-9. Co zrobić?
Wyjaśnij, że LLC jest disregarded entity z zagranicznym właścicielem i że instrukcje IRS każą zagranicznemu właścicielowi przekazać W-8BEN. Podeślij cytat z instrukcji powyżej. Większość działów płac i księgowości akceptuje to, gdy zobaczy przepis.
Czy przekazanie W-8BEN oznacza, że klient potrąci 30%?
Nie od płatności za usługi, które wykonujesz poza USA, bo są zasadniczo ze źródeł zagranicznych. Potrącenie dotyczy głównie płatności ze źródeł w USA, takich jak tantiemy, odsetki czy czynsz, a umowa podatkowa może je obniżyć.
Czy potrzebuję ITIN, by wypełnić W-8BEN?
Zwykle nie. ITIN jest potrzebny na W-8BEN głównie wtedy, gdy powołujesz się na ulgi z umowy, oraz na W-8ECI. Nasz poradnik o ITIN wyjaśnia, kiedy go potrzebujesz.
Jak długo ważny jest W-8BEN?
Zasadniczo do końca trzeciego roku kalendarzowego po jego podpisaniu, chyba że wcześniej zmieni się Twoja sytuacja. Przekaż płatnikowi nowy, jeśli zmienisz kraj lub zmienią się Twoje dane.
Czy płatności od klientów trafiają do Formularza 5472?
Nie. Formularz 5472 zgłasza transakcje między LLC a jej zagranicznym właścicielem i innymi podmiotami powiązanymi, a nie płatności od niepowiązanych klientów. Zobacz transakcje z podmiotami powiązanymi.
Nasz plan Accounting rejestruje każdą płatność klienta, wkład właściciela i wypłatę, więc liczby do Twoich formularzy i do corocznego Formularza 5472 pochodzą z jednego zestawu ksiąg. Zgłoszenie federalne to osobna usługa albo jest wliczone w Full Compliance. Jeśli klient lub platforma przysyła formularz, którego nie jesteś pewien, zapytaj nas, który pasuje do Twojej spółki.
