Votre LLC a un EIN, mais un prestataire de paiement ou une banque dit ne « pas pouvoir le vérifier » et demande un document de l’IRS. C’est courant, cela se règle, et tout tient généralement à une seule lettre. Ce guide explique quels documents de l’IRS prouvent un EIN, comment un fondateur hors des États-Unis peut demander une Letter 147C, et comment faire en sorte que les informations concordent du premier coup.
Les documents qui prouvent un EIN
| Document | Ce que c’est | Peut-on obtenir une nouvelle copie ? |
|---|---|---|
| CP 575 (l’avis d’EIN d’origine) | L’avis que l’IRS envoie quand il attribue l’EIN | Non, l’original ne peut pas être réédité |
| Confirmation SS-4 (demandes par fax) | La page de garde que l’IRS renvoie par fax avec votre nouvel EIN | Non |
| Letter 147C, « EIN Previously Assigned » | Une lettre qui confirme un EIN déjà existant | Oui, sur demande, à tout moment |
| CP 575 numérique dans le Business Tax Account | Un avis d’EIN téléchargeable pour les titulaires de compte éligibles | Oui, pour les utilisateurs éligibles |
L’IRS indique que la série CP 575 d’origine « ne peut pas être dupliquée ni recréée », et que le CP 575 numérique et la Letter 147C sont tous deux acceptés comme confirmation écrite de l’EIN d’une entité (IRS, Understanding your CP575 notice, vérifié en octobre 2026).
Quand on vous le demandera
- Prestataires de paiement. Shopify Payments indique la confirmation SS-4, l’avis IRS CP 575 et la lettre IRS 147C comme documents de vérification d’entreprise acceptés (Shopify Help Center, vérifié en octobre 2026). Stripe vérifie votre EIN et peut demander des documents officiels.
- Banques et fintechs, quand le nom ou l’EIN que vous avez saisi ne correspond pas aux registres de l’IRS.
- Places de marché et clients qui vérifient les numéros d’identification fiscale avant de vous payer.
- Vos propres dossiers, quand l’avis d’EIN d’origine a été perdu ou n’est jamais arrivé.
Comment demander la Letter 147C
L’IRS indique trois façons de confirmer un EIN : demander un entity transcript, télécharger un CP 575 numérique dans le Business Tax Account si vous y êtes éligible, ou appeler la Business and Specialty Tax Line et demander la Letter 147C (IRS, Employer identification number, vérifié en octobre 2026).
Pour la plupart des propriétaires non-résidents, l’appel téléphonique est la voie pratique.
Avant d’appeler
- Ayez le nom légal exact de la LLC, l’EIN et l’adresse enregistrée auprès de l’IRS (l’adresse postale de votre SS-4, ou la plus récente que vous avez mise à jour).
- Soyez prêt à confirmer que vous êtes autorisé : le propriétaire ou la partie responsable désignée sur le SS-4. Un professionnel de la fiscalité peut appeler pour vous avec une procuration signée (Form 2848) ou une autorisation d’accès aux informations fiscales (Form 8821).
- Ayez un numéro de fax ou une adresse postale fiable où la lettre peut être envoyée.
Passer l’appel
- Appelez la Business and Specialty Tax Line de l’IRS au 800-829-4933, du lundi au vendredi, de 7 h à 19 h, heure locale.
- Dites à l’agent que vous avez besoin de la Letter 147C pour un EIN existant.
- Répondez aux questions d’identité sur la LLC.
- Demandez à l’agent comment la lettre sera envoyée. Si le fax est possible, il évite le courrier international, lent.
Le numéro 800 est gratuit aux États-Unis et peut ne pas aboutir depuis tous les pays. Un service d’appel par internet avec un numéro américain règle généralement le problème. La ligne internationale EIN de l’IRS, 267-941-1099, sert aux demandes d’EIN depuis l’extérieur des États-Unis ; elle n’est pas indiquée comme la ligne pour les demandes de 147C.
Faire concorder exactement les informations
La plupart des erreurs « impossible à vérifier » ne concernent pas l’EIN. Elles concernent le nom. L’IRS enregistre le nom de votre société dans son propre format, et les prestataires comparent ce que vous saisissez à ce format.
- Copiez le nom légal exactement comme il apparaît sur la lettre d’EIN, y compris « LLC », la ponctuation et les espaces.
- Pour une LLC à membre unique, la ligne de nom de l’IRS peut inclure le nom du propriétaire, par exemple « Northline Studio LLC Maria Silva Sole Mbr ». Shopify précise que le nom enregistré est la ou les lignes situées au-dessus de l’adresse sur les documents de l’IRS, et qu’il doit être saisi exactement.
- Les systèmes de l’IRS n’autorisent que des lettres, des chiffres, des traits d’union et des esperluettes dans les noms d’entreprise. Un nom avec d’autres symboles peut être enregistré différemment.
- Utilisez l’adresse enregistrée auprès de l’IRS. Si elle a changé, mettez-la à jour avec le Form 8822-B avant de vous y fier.
Si la lettre d’EIN n’est jamais arrivée
Si vous avez fait votre demande par fax ou par courrier et n’avez jamais reçu le CP 575, appelez la même ligne pour confirmer l’EIN et demander une 147C. Ne faites pas de seconde demande d’EIN pour la même LLC. L’IRS indique qu’une entité commerciale ne doit avoir qu’un seul EIN, et les doublons causent des problèmes pour les déclarations et avec les prestataires. Si vous attendez encore un premier EIN, voyez comment obtenir un EIN pour une LLC détenue par un étranger.
FAQ
La Letter 147C est-elle la même que ma lettre de confirmation d’EIN ?
C’est une lettre différente qui remplit le même rôle. Le CP 575 est émis une seule fois, quand l’EIN est attribué. La Letter 147C confirme plus tard le même EIN, et l’IRS la traite comme une confirmation écrite.
Puis-je demander la Letter 147C en ligne ?
Pas sous forme de 147C. Les utilisateurs éligibles du Business Tax Account peuvent télécharger à la place un CP 575 numérique, que l’IRS dit accepté de la même façon. L’accès au compte exige une vérification d’identité : vérifiez donc si vous pouvez vous connecter avant de compter dessus.
Combien de temps faut-il pour obtenir une 147C ?
Cela dépend de la façon dont l’IRS l’envoie. Le courrier à l’étranger peut prendre des semaines : demandez pendant l’appel si elle peut être envoyée par fax.
Mon prestataire rejette toujours la lettre. Que faire ?
Comparez le nom et l’EIN de la lettre avec ce que vous avez saisi, caractère par caractère, et mettez votre compte à jour pour qu’il corresponde exactement à la lettre. Puis téléversez le document original complet, pas une capture d’écran.
Chaque formule de Company Formation comprend la demande d’EIN, et la lettre de l’IRS arrive dans votre tableau de bord avec les documents de votre société. Si un prestataire demande la preuve de l’EIN et que vous ne la trouvez pas, contactez-nous et nous vous aiderons à obtenir la bonne lettre.
